27. Основные положения и требования к организации документооборота.

27.1. При организации документооборота в структурных подразделениях воинских частей (организаций) реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

27.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в воинских частях (организациях), регламентируются настоящей Инструкцией, статусными документами воинских частей (организаций), положениями об их структурных подразделениях и должностными обязанностями (инструкциями, регламентами) личного состава.

27.3. Документооборот организуется на основании следующих положений:

движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями;

маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

27.4. В целях оптимизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие основные документопотоки:

поступающая документация - входящая;

отправляемая документация - исходящая;

документация, используемая в управленческом процессе в воинских частях (организациях) - внутренняя.

27.5. С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

27.5.1. В составе входящей и исходящей документации:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе в издаваемых ими актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;

парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета Российской Федерации, Председателя Счетной палаты Российской Федерации;

документы из федеральных органов исполнительной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций;

документы из воинских частей (организаций);

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

заявления об административных правонарушениях, происшествиях;

обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей;

обращения граждан и организаций, жалобы на действия (бездействие) должностных лиц органов управления, воинских частей (организаций) и учреждений войск национальной гвардии;

другие группы документов.

27.5.2. В составе внутренних документов:

организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) и планы;

документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов войск национальной гвардии (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, заседаний военных советов, совещания и тому подобное);

другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).

27.6. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

27.7. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции) и выдаются лицам, ответственным за их ведение под подпись.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью военнослужащего (сотрудника), ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

27.8. В учетных формах отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные работниками подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Неисполненные документы предыдущего года, взятые на входящий или исходящий номер, если они не подлежат постановке на инвентарный учет, обязательно должны быть до конца первого квартала текущего года перерегистрированы по учетам текущего года.

По окончании года в журналах учета входящих документов и подготовленных несекретных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

27.9. В структурных подразделениях воинской части (организации) регистрация служебных документов (приходно-расходных, планов, заявок, проектной технической документации, ведомостей, справок, удостоверений, извещений, актов и тому подобных) ведется по отдельным журналам учета, которые учитываются в журнале учета журналов и книг <1> структурного подразделения воинской части (организации). Журналы учета журналов и книг структурных подразделений регистрируются в подразделении делопроизводства и режима в журнале учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

--------------------------------

<1> Ведется по форме журнала учета журналов и картотек.

27.10. В воинских частях (организациях) доставка и отправка документов возлагается на службу связи воинской части (организации) осуществляются посредством почтовой, специальной, фельдъегерской связи или электросвязи с использованием СЭД или системы МЭДО, в исключительных случаях - курьером <2>.

--------------------------------

<2> В целях обеспечения безопасности корреспонденция от курьера принимается только по личному указанию начальника соответствующего структурного подразделения управления ОТО и командира (начальника) воинской части (организации).

Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.

28. Порядок приема, обработки и распределения поступающих документов.

28.1. Прием корреспонденции, поступающей в воинскую часть (организацию) в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

28.2. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом воинской части (организации) с выполнением следующих операций:

сверки количества конвертов простой почты с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке);

проверки наличия регистрируемых почтовых отправлений по записям почтовых реестров;

оформление факта приема корреспонденции в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица воинской части (организации) и оттиском печати (штампа) с наименованием структурного подразделения. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

28.3. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации <1> или федерального государственного унитарного предприятия "Главный центр специальной связи" <2>, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, подготовленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов - под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением оттиска печати (штампа) с наименованием воинской части (организации).

--------------------------------

<1> Далее - "ГФС России".

<2> Далее - "спецсвязь".

28.4. Корреспонденция, поступившая в воинскую часть (организацию) в утреннее время (до начала рабочего дня) и в вечернее время (после окончания рабочего дня), а также в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным (оперативным дежурным) по воинской части (организации), который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов (приложение N 26 к настоящей Инструкции) и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима с началом следующего рабочего дня. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает командиру (начальнику) либо ответственному должностному лицу от командования (руководства) воинской части (организации).

Командир (начальник) или ответственный от командования (руководства) воинской части (организации) вскрывает пакет и после рассмотрения с указаниями по исполнению возвращает дежурному (оперативному дежурному). В случае необходимости незамедлительного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному (оперативному дежурному) по воинской части (организации) с отметкой об этом на документе. Дежурный (оперативный дежурный) по воинской части (организации) составляет справку о количестве изготовленных копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный (оперативный дежурный) по воинской части (организации) передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима в начале следующего рабочего дня.

28.5. Корреспонденция, поступающая в воинскую часть (организацию), проходит первичную обработку и передается на регистрацию.

28.6. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется наличие на них грифа ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно", пометки "Для служебного пользования"), а также специальных пометок: "Конверт не вскрывать до ... (... час ... мин.)", "Лично", "Срочно", "Оперативно" и другие, а также отсутствие повреждений.

28.6.1. Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному им военнослужащему (сотруднику).

28.6.2. Конверты с пометкой "Срочно" ("Оперативно") вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации передаются для доклада командиру (начальнику).

28.7. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением копии пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

28.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (Примерный перечень нерегистрируемых документов - приложение N 27 к настоящей Инструкции), выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения воинской части (организации).

Каждая воинская часть (организация) может дополнительно разрабатывать собственный перечень нерегистрируемых документов с учетом требований законодательства Российской Федерации.

28.9. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

28.10. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, несоответствия регистрационных номеров, а также при отсутствии и неисправимом повреждении документов составляется акт (приложение N 28 к настоящей Инструкции).

28.11. Первый экземпляр акта с копией конверта приобщается к реестру на поступившие документы и помещается в соответствующее дело подразделения делопроизводства и режима, получившего документ, второй экземпляр акта приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа (если ему не возвращается сам документ со вторым экземпляром акта).

28.12. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и аннотация) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывает начальник подразделения делопроизводства и режима и военнослужащий (сотрудник), вскрывший конверт.

28.13. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя и когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

28.14. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения командиром (начальником) воинской части (организации); направляемые непосредственно в структурные подразделения воинской части (организации), ответственным исполнителям.

Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения командиром (начальником), а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.

28.15. Поступившие в воинскую часть (организацию) документы (за исключением документов, по содержанию не относящихся к компетенции воинской части (организации), личной переписки и документов, не подлежащих регистрации с учетом требований подпункта 28.5 настоящей Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.

28.16. Документы, адресованные непосредственно должностным лицам структурных подразделений воинской части (организации), передаются по назначению с отметкой в соответствующих учетных формах.

29. Регистрация и исполнение поступающих документов.

29.1. Поступающие в воинскую часть (организацию) документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) и (или) в СЭД. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

При регистрации входящего документа на свободном от текста месте в правом нижнем углу его первого листа ставится штамп с указанием наименования воинской части (организации), в которую поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему (листы приложений ограниченного распространения указываются отдельно). На первых листах приложений ставится штамп "К вх. N ___" с указанием года регистрации и количества листов. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах и других) входящие номера проставляются на титульном листе. При регистрации документа в СЭД допускается дополнительно проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

29.2. Поступающие без сопроводительных писем издания, сброшюрованные материалы и другие носители информации регистрируются в соответствующих учетах.

В случае если приложение к документу не подлежит подшивке в дело (брошюры, информационные книги, документы большого формата и тому подобное), оно берется на инвентарный учет, о чем производятся соответствующие отметки на сопроводительном письме и в учетной форме, а сопроводительное письмо подшивается в дело.

29.3. При регистрации пакета с пометкой "Лично" в учетной форме делается запись: "Пакет с пометкой "Лично". Регистрации за самостоятельными входящими номерами подлежат все документы, номера которых указаны на пакете.

Пакет с пометкой "Лично" передается лично адресату или уполномоченному им лицу под расписку в пакетно-контрольном журнале (приложение N 31 к настоящей Инструкции) и вскрывается лично адресатом или работником, им уполномоченным. Работник, вскрывший пакет с пометкой "Лично", обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах, зарегистрировать все документы в подразделении делопроизводства и режима в учетной форме и проставить собственноручно на документах и приложениях к ним реквизиты, предусмотренные подпунктом 29.1 настоящей Инструкции. Запись недостающих данных о служебных документах, вложенных в пакет, в учетной форме производится работником подразделения делопроизводства и режима со слов адресата или военнослужащего (сотрудника), вскрывшего пакет.

29.4. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти, органов военного управления с отметками "Срочно", "Оперативно", документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

иных документов, поступивших в рабочее время, - в день поступления, поступивших в нерабочее время, - на следующий рабочий день.

29.5. После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления командиру (начальнику) воинской части (организации) под подпись в журнале (карточке) учета документов, передаваемых на доклад (приложение N 32 к настоящей Инструкции), или передается должностному лицу, которому она адресована.

29.6. При рассмотрении документов командир (начальник) воинской части (организации) определяет исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. После доклада корреспонденции командиру (должностному лицу) указания по исполнению документа переносятся в соответствующую графу учетной формы.

29.7. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается головному исполнителю, названному в указаниях по исполнению первым, либо обозначенному словом "ответственный" или отмеченному символом "*". Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются начальником подразделения делопроизводства и режима.

В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа командиром (начальником) воинской части (организации).

29.8. Срочные и оперативные документы незамедлительно докладываются командиру (начальнику) воинской части (организации), соответствующему начальнику структурного подразделения и направляются исполнителю.

29.9. Лица, ответственные за исполнение служебного документа, получают его в подразделении делопроизводства и режима под подпись в журнале или карточке учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) с проставлением даты получения <1>.

--------------------------------

<1> При передаче документов с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" исполнитель проставляет также время получения.

Передача служебных документов из одного структурного подразделения воинской части в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.

29.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) командиру (начальнику).

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

Срок исполнения документа не должен превышать один месяц, если в тексте документа не установлен иной срок.

29.11. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

29.12. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.

Работник подразделения делопроизводства и режима проверяет соответствие регистрационных номеров и количества листов документов записям в учетах и в описи документов, находящихся у исполнителя, после чего расписывается в них за принятые документы.

30. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов.

30.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными главой III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами воинской части (организации), а при необходимости и внешнее согласование с другими органами военного управления, воинскими частями (организациями) и органами власти отвечает исполнитель, а также начальник подразделения - исполнителя документа.

30.2. Проекты исходящих документов Росгвардии готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Проект исходящего документа визируется на экземпляре, направляемом в дело исполнителем, начальником подразделения - исполнителя документа (лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными заинтересованными начальниками структурных подразделений и (или) должностными лицами воинской части (организации).

Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки руководителя структурного подразделения, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

30.3. В пределах компетенции и полномочий подписываются:

30.3.1. Документы, адресуемые Президенту Российской Федерации, Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Следственного комитета Российской Федерации, - директором (лицом, временно исполняющим обязанности директора).

30.3.2. Документы, адресуемые в Администрацию Президента Российской Федерации, совещательные и консультативные органы при Президенте Российской Федерации, комитеты и Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, комитеты и Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, заместителям Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, заместителям Председателя Верховного Суда Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Председателя Следственного комитета Российской Федерации, Председателю (заместителям председателя) Счетной палаты Российской Федерации, Председателю (заместителям председателя) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, - первыми заместителями (заместителями) директора.

30.3.3. Документы, адресуемые в структурные подразделения федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, нижестоящие органы управления войск национальной гвардии, воинские части (организации), - руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии (по вопросам, находящимся в их прямой компетенции) и их заместителями.

30.3.4. Документы, адресуемые в аппараты полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, - руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии (по вопросам, находящимся в их прямой компетенции) и их заместителями, командующими округами войск национальной гвардии и их заместителями, начальниками территориальных органов Росгвардии.

30.3.5. Документы, адресуемые в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, организации, общества и гражданам, - руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии (по вопросам, находящимся в их прямой компетенции) и их заместителями, начальниками территориальных органов Росгвардии и их заместителями, командующими округами, командирами (начальниками) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии и их заместителями.

30.3.6. Документы, адресуемые в вышестоящие органы управления, - командирами (начальниками) и их заместителями.

30.4. Документы, адресуемые в иные органы государственной власти и иным государственным органам (организациям), подписываются должностными лицами, указанными в подпунктах 30.3.1 - 30.3.3 настоящей Инструкции, в пределах предоставленных полномочий.

30.5. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания командиром (начальником) воинской части (организации) или лицом, исполняющим его обязанности (иным уполномоченным должностным лицом), осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов (приложение N 33 к настоящей Инструкции) в карточке учета подготовленных несекретных документов (приложение N 34 к настоящей Инструкции) или СЭД.

Неправильно оформленные документы возвращаются работниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

30.6. Проекты служебных писем готовятся в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке письма, второй экземпляр, предназначенный для визирования, - на простых листах бумаги.

Второй экземпляр исходящего документа (копия) подшивается в дело при наличии всех необходимых реквизитов, в том числе регистрационного номера, даты документа, фамилии должностного лица, подписавшего этот документ, отметки о заверении копии подписью исполнителя документа.

Второй экземпляр служебного письма списывается начальником соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения N N 33, 34 к настоящей Инструкции).

Документы, которые перед рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью или с использованием СЭД, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.

30.7. При необходимости направления 5 и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с начальником подразделения делопроизводства и режима, а также утверждается начальником структурного подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки, подготовленный на отдельном листе (листах), подшивается в дело вместе с копией исходящего документа.

30.8. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается документ, имеющий входящий, инвентарный или другой регистрационный номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего документа, с которым он отправлен.

30.9. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами (входящими, инвентарными) без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения. В соответствующих учетных формах указываются, кому отправляется документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.

30.10. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. При этом ответ печатается (пишется) на свободном месте и не должен захватывать текста документа, его реквизиты и затруднять его прочтение. В этих случаях в учетных формах производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер реестра (разносной книги) и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом документе, записывается в учетных формах.

30.11. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника подразделения делопроизводства и режима.

30.12. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.

30.13. Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской, специальной связью, международной почтой).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением делопроизводства и режима воинской части (организации) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью - на основании договора, заключенного воинской частью (организацией) со спецсвязью, ГФС России.

30.14. Документы, отправляемые фельдъегерской, специальной или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.

30.15. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, направляемые в разные структурные подразделения Росгвардии, вкладываются в разные конверты. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

Запрещается вкладывать документы с пометками "Литер "М" или "Литер "П" в конверты с остальными документами.

30.16. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам (приложение N 35 к настоящей Инструкции), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

30.17. Документы, отправляемые фельдъегерской или специальной связью, передаются фельдъегерю по реестру (приложение N 35 к настоящей Инструкции), в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются не менее чем в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в соответствующем деле.

30.18. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера подразделением делопроизводства и режима (экспедицией) к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

30.19. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Запрещается передача по открытым каналам связи документов, имеющих гриф ограничения доступа.

31. Копирование (тиражирование) документов.

31.1. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду (приложение N 36 к настоящей Инструкции).

Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателей рассылок, наличие соответствующего разрешения на размножение.

Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в структурных подразделениях воинской части (организации), имеющих копировально-множительную технику.

31.2. На множительные участки сдаются первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата A3, A4 или A5.

31.3. Тираж изготовленных копий должен соответствовать наряду. Размноженные экземпляры выдаются исполнителю под расписку вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на бланке наряда делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании нарядов.

Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала - число листов оригинала, для копии - число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному соответствующему стандарту.

31.4. Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении на последнем листе оригинала проставляется штамп: "Регистрационный N __. Дополнительно размножено __ экз. на __ листах. Наряд N __ от __ _____ ___ г. Подпись исполнителя заказа __". В соответствующих журналах (карточках) учета указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

32. Особенности работы с электронными документами.

32.1. Работа с электронными документами осуществляется в порядке, не противоречащем положениям настоящей Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

32.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

В войсках национальной гвардии используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Документы, поступившие в электронном виде по СЭД, включаются в общий документооборот наравне с бумажными документами.

32.3. Состав электронных документов, создаваемых в войсках национальной гвардии, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности войск национальной гвардии, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

32.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица воинской части (организации) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" <1>.

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2016, N 26, ст. 3889.

32.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД войск национальной гвардии могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

32.6. Получение и отправка электронных документов осуществляются подразделением делопроизводства и режима.

32.7. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, подразделение делопроизводства и режима осуществляет проверку действительности электронной подписи.

32.8. После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

32.9. Документы, создаваемые в воинской части (организации) и (или) поступившие в воинскую часть (организацию) на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

32.10. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота войск национальной гвардии.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

32.11. Рассылка адресатам войск национальной гвардии, подключенным к СЭД, несекретных нормативных правовых актов, распоряжений, входящих и исходящих документов, обращений граждан и организаций осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов. Документы в бумажном виде досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, с отметкой об этом в графе "Комментарий" электронного документа в СЭД.

32.12. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

32.13. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

32.14. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного командиром (начальником) воинской части (организации).

33. Особенности работы с правовыми актами.

33.1. Подлинники издаваемых правовых актов регистрируются в отдельном журнале учета распорядительных документов (приложение N 37 к настоящей Инструкции) и (или) в СЭД.

Регистрация приказов по личному составу, по строевой части осуществляется в отдельных журналах (разделах журнала), после номера слитно с ним проставляется "л/с", "с/ч". Подшивка указанных приказов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

33.2. Подлинники правовых актов, издаваемых в воинской части (организации), формируются в самостоятельные дела по видам документов и сдаются в соответствующие архивы в порядке, установленном отдельным нормативным правовым актом по организации архивной работы в Росгвардии. Рассылать подлинники категорически запрещается.

33.3. Полученные и тиражированные экземпляры (копии) документов, содержащих правовые предписания (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и иные правовые акты) учитываются в журнале учета распорядительных документов <1> (приложение N 37 к настоящей Инструкции), заведенном на текущий год или в СЭД.

--------------------------------

<1> Допускается регистрация в одном (годичном) журнале учета несекретных и секретных (совершенно секретных) поступающих правовых актов в разных разделах в зависимости от степени секретности.

Журнал учета распорядительных документов может иметь следующие разделы в зависимости от органа, издавшего правовой акт:

приказы Росгвардии;

приказы командующего округом войск национальной гвардии;

приказы начальника территориального органа Росгвардии;

приказы командира соединения;

приказы по личному составу;

приказы, распоряжения, указания других министерств и ведомств.

Регистрация должна ежегодно начинаться с первого номера.

33.4. На каждом экземпляре поступившего нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета распорядительных документов (приложение N 37 к настоящей Инструкции) и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ.

33.5. Журнал учета распорядительных документов (приложение N 37 к настоящей Инструкции), в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении (со ссылкой на порядковый номер и дату реестра (разносной книги), уничтожении (со ссылкой на номер и дату акта об уничтожении) или перерегистрации (со ссылкой на регистрационный номер в сводном журнале несекретных правовых актов) всех зарегистрированных в нем документов.

В сводный журнал учета распорядительных документов переносятся оставшиеся в годичных журналах учета распорядительных документов поступившие правовые акты по истечении, как правило, 5 лет. Регистрацию целесообразно производить валовым порядком без деления по ведомственной принадлежности в хронологическом порядке.

33.6. Тиражированные правовые акты либо их копии рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами, которые проставляются на пакетах.

Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копии правовых актов направляются в структурное подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в правовое подразделение воинской части (организации). В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) и протоколы.

На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима и утверждается начальником структурного подразделения - разработчика правового акта. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с подлинниками правовых актов и хранится постоянно.

Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения командира (начальника) воинской части (организации).

Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении редакционных и технических ошибок производится с разрешения командира (начальника) воинской части (организации) - разработчика правового акта.

33.7. Указания по исполнению правовых актов, подлежащих возврату, пишутся на листах решения (ознакомления) (приложение N 38 к настоящей Инструкции), которые хранятся вместе с правовыми актами или остаются в подразделении делопроизводства и режима при направлении правового акта из воинской части (организации).

Ознакомление с правовыми актами производится под подпись на листе ознакомления по письменному указанию (резолюции) командира (начальника) воинской части (организации) или лица, которому они были адресованы. На этом же листе делаются отметки об исполнении.

33.8. Ознакомление с правовыми актами может быть организовано при проведении служебного совещания. Отметка о доведении правового акта делается соответствующим должностным лицом на листе решения (ознакомления) (приложение N 38 к настоящей Инструкции). Для проведения совещания подразделением делопроизводства и режима готовится лист доведения требований правовых актов и документов до личного состава (приложение N 39 к настоящей Инструкции) на служебном совещании.

Военнослужащие (сотрудники), отсутствовавшие по каким-либо причинам на служебном совещании, обязаны самостоятельно ознакомиться с правовыми актами, доведенными на нем, в режимно-секретном подразделении с проставлением подписи в листе доведения.

33.9. На всех отмененных (утративших практическое значение) правовых актах, а также в учетных формах, в которых они зарегистрированы, делаются об этом отметки, после чего такие документы до уничтожения хранятся отдельно от действующих правовых актов.

Данные требования не распространяются на порядок хранения и обращения с правовыми актами, поставленными на систематизированный учет.

33.10. Поступившие тиражированные правовые акты после регистрации в учетных формах для удобства пользования могут храниться по годам их издания в папках, папках-файлах или скоросшивателях с составлением внутренних описей документов, находящихся в деле (приложение N 40 к настоящей Инструкции). Такие папки в номенклатуру дел не включаются, в составе дел в акты на уничтожение не вносятся. Каждый правовой акт с экземплярами прописывается в акте за своим порядковым номером. Подшивать правовые акты в дела с текущей перепиской запрещается.

Правовые акты выдаются военнослужащим (сотрудникам) под подпись в карточке выдачи или лицевом счете (приложение N 41 к настоящей Инструкции). Папки с правовыми актами на рабочие места выдавать запрещается.

33.11. Тиражированные экземпляры утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности правовых актов ежегодно отбираются ЭК и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с обязательными отметками об этом в учетах.

34. Библиотеки документов.

34.1. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в воинскую часть (организацию), так и подготовленных в воинской части (организации) <1>, ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки.

--------------------------------

<1> Далее - "издания", если их наименования не будут оговорены особо.

При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из военнослужащих (сотрудников), что отражается в его должностных обязанностях (регламентах).

34.2. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции).

34.3. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в журнале (карточке) учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции). На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, присвоенные изданиям по журналу учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции). На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указывается учетный (инвентарный) номер, присвоенный изданию по журналу учета изданий, наименование воинской части (организации) и дата регистрации.

34.4. Рассылка и возврат изданий отражаются в журнале учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции) со ссылкой на номера и даты документов, с которыми издания направлены (возвращены).

34.5. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.

При перерегистрации изданий в новый журнал учета в старом журнале производятся отметки о перерегистрации каждого экземпляра издания с указанием нового учетного номера.

34.6. На каждого военнослужащего (сотрудника), пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции), проставляются подписи о получении и обратном приеме издания.

34.7. В библиотеках издания могут выдаваться под подпись в читательском абонементе (читательском билете), лицевом счете (приложение N 41 к настоящей Инструкции) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.

34.8. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.

35. Учет и анализ объемов документооборота.

35.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в воинскую часть (организацию) и создаваемых ей, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются подразделением делопроизводства и режима и представляются командиру (начальнику) с предложениями по оптимизации документооборота.

35.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

35.3. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности военнослужащих (сотрудников).