VII. Особенности учета и рассылки официальных и служебных изданий

202. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные официальные издания учитываются по книге учета изданий (приложение N 12 к настоящей Инструкции). Учет служебных изданий, поступающих в библиотечный фонд и подлежащих бюджетному учету, организуется и ведется соответствующими ответственными лицами в порядке и по формам (книгам), установленным в Министерстве обороны <**>.

--------------------------------

<**> Приказы Министра обороны Российской Федерации от 12 сентября 1995 г. N 300, от 28 марта 2008 г. N 139, от 15 апреля 2013 г. N 300дсп.

На сопроводительных документах (письмах, накладных), при которых эти издания получены, указывается, за какими номерами они учтены по книгам соответствующего учета, а лица, получившие издания на хранение, расписываются в этом.

203. На изданиях, оставляемых для пользования внутри воинской части, на обложке и титульном листе ставится оттиск штампа для регистрации изданий, в который вписывается инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми номерами.

204. Издания с учетом их содержания направляются по подчиненности и только в те воинские части, для которых они действительно необходимы.

Пересылка служебных изданий через штабы военных округов в воинские части, дислоцирующиеся на территории военных округов и непосредственно подчиненные главнокомандующим видами Вооруженных Сил, командующим родами войск Вооруженных Сил, руководителям центральных органов военного управления, запрещается.

205. Издания, поступающие для рассылки, рассылаются за инвентарными номерами или при сопроводительных документах, в которых указываются наименование, количество (если более одного экземпляра) и номера (если имеются) экземпляров изданий. Сопроводительные письма, при которых получены или отправлены издания, подшиваются в соответствующие дела. Расчеты рассылки в этом случае подписываются исполнителем или его командиром (начальником) и утверждаются начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

206. Отправка изданий в другие воинские части для временного пользования производится только при сопроводительных письмах, в которых при необходимости указывается срок возврата изданий (но не позднее начала годовой проверки их наличия). Отметки об отправке изданий в книге соответствующего учета не производятся и по возвращении изданий они хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий делаются на сопроводительных письмах, при которых они высылались, с указанием номеров сопроводительных писем или реестров, за которыми они высланы. Контроль за своевременным возвращением изданий осуществляется ответственными за хранение и учет изданий.

207. Издания пересылаются через узлы (станции) фельдъегерско-почтовой связи или предприятия связи.

208. В случае износа или окончания книги соответствующего учета, а также в тех случаях, когда большинство изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей может быть произведен переучет изданий и заведена новая книга.

Переучет производится ответственными за хранение и учет изданий. В новую книгу учета переносятся только те издания, которые к моменту переучета имеются в воинской части либо высланы в другие воинские части для временного пользования и в дальнейшем будут использоваться в работе. Издания, которые не требуются в работе и отобраны для уничтожения в установленном порядке, в новой книге не учитываются.

Для проверки правильности переучета приказом командира (начальника) воинской части назначается комиссия. Комиссия обязана проверить наличие всех имеющихся изданий, сверить записи в старой и новой книгах, проверить документы, подтверждающие отправку или уничтожение изданий.

Результаты работы комиссии оформляются актом.

После проверки переучета старая книга учета хранится и по истечении установленного срока хранения уничтожается в установленном порядке.

209. При наличии в воинской части большого количества (более 5 тысяч наименований каждого из видов (официальных, служебных) изданий, перерегистрация которых связана с большими трудностями, разрешается заводить новые книги соответствующего учета. При этом для отличия от прежних инвентарных номеров на изданиях перед этими номерами проставляются номера вновь заведенных (по номенклатуре) книг соответствующего учета (например, инв. N 15/1, 15/2, 15/3 и т.д.). Старые книги учета по мере их закрытия и переучета оставшихся изданий в новые книги учета проверяются комиссией с составлением акта.

210. Издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача изданий производится под расписку в карточке выдачи или в читательском абонементе. Библиотеки могут вести картотеки на издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за которым учтено издание.

211. Передача издания Министерства обороны в сторонние организации производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его издании.

Передача изданий Министерства обороны организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора.