1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Министерство) от 17 августа 2020 г. N 310, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71, направлен на повышение уровня исполнительской дисциплины в Министерстве и определяет организацию работы по контролю за исполнением документов (поручений) и рассмотрением обращений граждан в Министерстве.

1.2. Контрольный отдел Административного департамента (далее - Инспекция) обеспечивает контроль сроков, учет и мониторинг состояния исполнения:

поручений (указаний) Президента Российской Федерации, данных непосредственно Министру транспорта Российской Федерации (далее - Министр) (поручения Президента Российской Федерации);

поручений, данных во исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации (поручения Правительства Российской Федерации);

поручений Председателя Правительства Российской Федерации;

поручений заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

писем Администрации Президента Российской Федерации;

обращений (запросов) сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации;

обращений глав субъектов Российской Федерации;

требований Конституционного Суда Российской Федерации, запросов Генеральной прокуратуры Российской Федерации и требований прокурора, представлений Счетной палаты Российской Федерации;

писем федеральных органов исполнительной власти о согласовании проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации;

документов, по которым резолюцией Министра установлены конкретный срок исполнения или указание "доложить"; поручений, предусмотренных протоколами оперативных совещаний у Министра и постановлениями заседаний коллегии Министерства, об исполнении которых необходимо информировать Министра; иных документов по указанию Министра;

обращений граждан, поступивших на имя Министра или в Министерство без указания должностного лица;

иных документов, адресованных Министру или поступивших в Министерство без указания должностного лица, адресованных заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства и поступивших из вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации.

Контроль за исполнением поручений заместителя Министра осуществляет соответствующий секретариат заместителя Министра (помощник заместителя Министра).

Контроль за исполнением поручений руководства Министерства, адресованных руководителям структурных подразделений Министерства, осуществляется непосредственно этими руководителями.

Контроль за исполнением поручений Министра и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием Министра или заместителей Министра, возлагается на департамент, подготовивший поручение (совещание).

1.3. В структурных подразделениях Министерства, федеральной службе, федеральных агентствах и организациях, подведомственных Министерству, назначаются лица, ответственные за исполнительскую дисциплину (заместитель руководителя и работник, на которого возлагается систематический анализ состояния исполнительской дисциплины и информирование руководителя и Инспекции о ходе выполнения контрольных документов).

Лица, ответственные за исполнительскую дисциплину, осуществляют:

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

ежедневный мониторинг исполнения контрольных документов и информирование руководителя о возможных рисках их несвоевременного исполнения для принятия решения;

еженедельное информирование ответственных исполнителей о контрольных документах, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе;

информационную помощь ответственным исполнителям по вопросам, касающимся порядка и сроков исполнения контрольных документов в соответствии с требованиями законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, а также внутренних документов Министерства;

на постоянной основе проведение мероприятий, обеспечивающих снятие в системе электронного документооборота (далее - СЭД) с контроля исполненных документов, поставленных на контроль заместителями Министра, директорами департаментов, начальниками отделов (контроль второго уровня);

в рамках подготовки докладов Министру по вопросу об исполнительской дисциплине ежемесячно до 17 часов 00 минут первого рабочего дня месяца - информирование Инспекции об исполненных, но не снятых с контроля документах (поручениях);

ежеквартальное и по итогам года представление в Инспекцию информации о ходе исполнения документов (поручений);

оперативное представление актуализированной информации о ходе исполнения контрольных документов по запросу работников Инспекции.

В департаментах Министерства из числа заместителей директора департамента назначаются уполномоченные лица, ответственные за работу с обращениями граждан.

Уполномоченные лица, ответственные за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях Министерства, обеспечивают:

контроль за безусловным соблюдением ответственными исполнителями порядка рассмотрения обращений граждан, установленного Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также за соблюдением Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

контроль за своевременным направлением обращений граждан по принадлежности;

рассмотрение и визирование проекта докладной записки на имя Министра (курирующего вопрос заместителя Министра) по вопросу о прекращении переписки с гражданином;

мониторинг своевременного направления ответственными исполнителями ответов гражданам в день регистрации ответа с учетом того, что электронный ответ гражданину направляется на его электронную почту, письменный ответ - на почтовый адрес гражданина.

1.4. Контроль за исполнением документов (поручений).

Контроль за исполнением документов (поручений) по существу поставленных в них задач осуществляется заместителями Министра, руководителями и заместителями руководителей структурных подразделений Министерства по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) обеспечивается работниками Инспекции.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения, которые требуют исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

упреждающий контроль;

снятие с контроля документов (поручений);

учет и мониторинг состояния исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется с использованием контрольного модуля СЭД.

1.5. Сроки исполнения документов (поручений).

Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях:

для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, внутренних документов (служебных записок), протоколов совещаний у Министра (или замещающего его лица), постановлений коллегии Министерства - от даты подписания (утверждения) документа (поручения);

для документов, поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций, от даты их поступления;

по обращениям граждан - от даты их регистрации.

Если в документе установлен срок исполнения "до" или "не позднее" конкретной даты, то сроком исполнения является указанная дата.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы (поручения) подлежат исполнению:

в установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами сроки (типовые сроки исполнения);

с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"весьма срочно" - в течение 1 - 2 дней;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок до 1 месяца.

Типовые сроки исполнения документов (поручений) приведены в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

Срок (дата) исполнения документа (поручения) фиксируется в регистрационной карточке документа в СЭД.

1.6. Контроль сроков исполнения отдельных документов (поручений).

1.6.1. В целях качественного исполнения документов, содержащих перечни поручений, комплекс мер, планы-графики, "дорожные карты", решения заседаний и совещаний (многопунктные документы), при необходимости в целом по документу может быть установлен дополнительный срок для подготовки поручения Министра или заместителя Министра (в соответствии с распределением обязанностей) по организации его исполнения с указанием состава исполнителей и срока исполнения каждого пункта документа (далее - организационное поручение).

Для подготовки организационного поручения головному исполнителю, определенному резолюцией по исполнению документа, отводится 3 рабочих дня.

В случае если документ содержит поручения со сроками исполнения до 10 дней, для подготовки организационного поручения устанавливается суточный срок.

На основании организационного поручения подготавливается резолюция по исполнению каждого пункта документа и устанавливаются сроки их исполнения.

В случае отсутствия организационного поручения ответственность за исполнение многопунктного документа несет головной исполнитель, определенный в целом по документу.

1.6.2. Для выполнения поручения Правительства Российской Федерации, данного федеральному органу исполнительной власти и предусматривающего подготовку проекта федерального закона или проекта акта Правительства Российской Федерации, соисполнителем которого определено Министерство, устанавливается срок исполнения, равный первой половине срока, отведенного федеральному органу исполнительной власти, ответственному за разработку проекта акта.

В случае если федеральному органу исполнительной власти, ответственному за разработку проекта акта, Министерством направлены предложения в проект акта, поручение снимается с контроля.

При направлении письма о готовности рассмотреть проект акта после его поступления в Министерство срок исполнения поручения корректируется до срока, отведенного федеральному органу исполнительной власти, ответственному за разработку проекта акта. В случае непоступления до истечения скорректированного срока в Министерство проекта акта поручение снимается с контроля.

1.6.3. В целях своевременного исполнения документов, имеющих гриф секретности и содержащих поручения (указания) Президента Российской Федерации, данные непосредственно Министру, поручения во исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации и поручения Председателя Правительства Российской Федерации, в Министерстве применяется следующий порядок контроля за их исполнением.

Начальник Специального отдела не позднее первого рабочего дня после дня определения головного исполнителя поручения направляет в Административный департамент информацию в соответствии с установленной формой (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

Инспекция в установленном порядке на основании представленной информации осуществляет контроль сроков исполнения поручений с использованием учетной формы, позволяющей фиксировать и отслеживать контрольные сроки исполнения документов.

Снятие поручений с контроля осуществляется на основании служебной записки головного исполнителя поручения, представленной в Административный департамент, содержащей информацию о реквизитах исходящего документа (доклада об исполнении поручения), об адресате, которому направлен доклад, лице, подписавшем доклад, статусе исполнения поручения (промежуточный доклад, внесение проекта акта, согласование проекта акта, др.).

Ответственность за своевременное представление в Административный департамент информации о поступивших в Министерство поручениях несет начальник Специального отдела.

Ответственность за достоверность представляемой для снятия поручения с контроля информации несет головной исполнитель поручения.

1.7. Исполнение контрольных документов (поручений).

Срок исполнения документа (поручения) является обязательным для головного исполнителя, который организовывает работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

Исполнение документа (поручения) предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Министерства, подготовку к пересылке адресату.

Право подписи исходящих документов устанавливается в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации и иных регламентирующих документов.

Примерный перечень должностных лиц Министерства, имеющих право подписывать исходящие документы, приведен в приложении N 3 к настоящему Регламенту.

В процессе исполнения контрольного документа (поручения) работник, являющийся исполнителем документа (поручения), вносит регистрационную карточку документа в СЭД информацию о ходе его исполнения, в том числе:

о направлении запроса позиций соисполнителей поручения;

о направлении проекта акта (доклада) на согласование (с указанием реквизитов исходящего письма);

о получении разногласий соисполнителей (федеральных органов исполнительной власти, структурных подразделений Министерства);

о непредставлении позиций соисполнителей в установленный срок;

о направлении промежуточного доклада о ходе исполнения поручения (с указанием реквизитов исходящего письма и кратким изложением его сути);

о проведении совещаний с указанием дат, реквизитов протоколов и принятых решений;

об исполнении поручения (в том числе направлении итогового доклада, принятии нормативных правовых актов во исполнение поручения, поступлении информации о снятии поручения с контроля лицом, давшим поручение).

Для подготовки предложений о дальнейшем исполнении контрольных документов (поручений) могут применяться размещенные на внутриведомственном портале Министерства шаблоны докладных записок о снятии с контроля (корректировке срока).

Головные исполнители и соисполнители контрольных документов (поручений) обязаны по первому требованию руководства Административного департамента, работников Инспекции давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам (поручениям).

1.8. Изменение (корректировка) срока исполнения поручений.

В случае если по объективным причинам исполнение документа (поручения) в установленный срок невозможно, корректировка этого срока может быть разрешена только лицом или организацией, которые установили срок исполнения. Оформление отсрочки исполнения документов (поручений) должно быть сделано до истечения сроков исполнения, а также в соответствии со сроками, установленными положениями актов более высокой юридической силы.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не корректируются и не продлеваются.

Корректировка срока рассмотрения обращений (запросов), поступивших из федеральных органов исполнительной власти (организаций), осуществляется по согласованию руководителя структурного подразделения Министерства с инициатором обращения (запроса) в 5-дневный срок с даты получения обращения (запроса).

Изменение сроков предоставления информации, необходимой для исполнения поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний и совещаний, проведенных в Правительстве Российской Федерации, а также поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, не допускается.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) головной исполнитель информирует Инспекцию.

1.9. Снятие с контроля документов (поручений).

Снятие с контроля поручений (указаний) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, головным исполнителем которых определено Министерство, осуществляется Инспекцией.

Снятие с контроля поручений заместителей Министра осуществляется их секретариатами.

Иные контрольные документы (поручения) снимаются с контроля автоматически при условии установления документу (поручению) статуса "Исполнение завершено".

Контрольный документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля на основании документального подтверждения его фактического выполнения (направленного ответа).

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа (поручения) исполненным.

Головной исполнитель обеспечивает внесение в регистрационную карточку документа в СЭД ссылок на документы (дата и номер), свидетельствующие об исполнении этих поручений.

Снятие с контроля исполненных поручений, имеющих отметку "Для служебного пользования", осуществляется после представления в Инспекцию подлинников документов (на бумажном носителе) с приложением копий ответов (исходящих документов). На подлиннике документа в штампе "Контроль" ставится отметка о снятии с контроля.

Снятие с контроля поручений, во исполнение которых направлены доклады с грифом секретности, осуществляется на основании решений заместителей Министра, подписавших исходящие документы.

При направлении доклада об исполнении поручения за подписью Министра головной исполнитель представляет в Инспекцию служебную записку на имя курирующего вопрос заместителя Министра о снятии документа с контроля, завизированную начальником Специального отдела.

При снятии поручения с контроля проверяется своевременность и полнота его исполнения, полномочие должностного лица на подписание исходящего документа, соответствие исполнения установленному порядку.

О снятии поручения с контроля в регистрационной карточке документа в СЭД вносится отметка, где фиксируются дата исполнения поручения и регистрационный номер исходящего документа, а контрольному событию присваивается статус "снят с контроля".

В случае направления ответов (информации, иных материалов) за подписью руководителей структурных подразделений Министерства, федеральной службы, федеральных агентств, организаций, находящихся в ведении Министерства, головной исполнитель для снятия с контроля документа (поручения) представляет в Инспекцию информацию о направлении ответа одновременно с уведомлением курирующего заместителя Министра об исполнении поручения. При наличии в резолюции по исполнению документа указания о направлении ответа за подписью руководства департамента уведомления курирующего заместителя Министра не требуется.

Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение.

Решение о возможности снятия с контроля потерявшего актуальность документа (поручения) принимается заместителем Министра в пределах компетенции по докладной записке головного исполнителя, содержащей в обязательном порядке информацию о согласовании снятия документа (поручения) с контроля с ответственным исполнителем Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти.