IX. Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы

--------------------------------

<25> Глава IV Типовых требований.

141. Электронная НТД, включая все ее версии, хранится на физически обособленных носителях и (или) с использованием информационной системы, специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов) в порядке, установленной организацией.

142. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем должны соблюдаться следующие требования:

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять хранение, воспроизведение, миграцию и конвертирование НТД, а также контроль физического и технического состояние НТД;

проведение миграции и конвертирования, контроль соответствия полученных электронных документов исходным;

обеспечение аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования электронных документов.

143. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:

применение носителей, технические характеристики которых, позволяют обеспечить долговременное хранение информации (при хранении на физически обособленных носителях);

физически обособленные носители электронной НТД хранятся в упаковках, рекомендованных производителями носителей;

лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя, при наличии.

144. Учету подлежат физически обособленные носители информации, а также документы, записанные на указанные носители.

145. При использовании информационной системы для организации хранения электронной НТД (СХЭНТД) обеспечивается:

прием, учет, хранение и использование электронных научно-технических документов (ЭНТД), копий электронных документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков;

включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных ЭНТД, зафиксированных на физически обособленных носителях;

взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям;

получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются ЭНТД.

146. При включении документа в СХЭНТД должна обеспечиваться:

фиксация факта поступления в СХЭНТД электронных документов;

проверка ЭНТД на наличие вредоносного программного кода;

проверка электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи ЭНТД;

проверка воспроизводимости ЭНТД;

заверение принятых на хранение ЭНТД электронной подписью уполномоченного лица;

создание РУФ.

147. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа.

148. К первому уровню систематизации относится шифр (условное обозначение) объекта, проекта, разработки, темы. Ко второму уровню систематизации относится: для проектной документации - номер и наименование части в соответствии с составом проекта, для конструкторской документации - обозначение изделия в соответствии со сводной спецификацией, для научно-исследовательской документации - этапность темы. К третьему уровню систематизации относится шифр документа (при наличии).

149. СХЭНТД должна обеспечивать:

создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами;

автоматизированное заполнение полей РУФ за счет импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа;

учет поступления электронных дел, в соответствии с принятой схемой систематизации.

150. Электронному делу (документу) при включении в СХЭНТД присваивается идентификационный учетный номер.

151. Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭНТД в РУФ предусматривается поле "комментарий" ("примечание").

152. Для управления документами в СХЭНТД в РУФ должны включаться следующие метаданные:

сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь);

сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов;

сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата, совершенное действие, сведения об исходном и новом формате, об исходном и новом объеме файла);

сведения о пользователе, выполнившем конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к РУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов;

сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к РУФ файлов протоколов;

сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.

153. При включении в СХЭНТД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в РУФ должны предусматриваться дополнительные поля:

вид носителя;

место хранения;

формат записи.

154. СХЭНТД должна обеспечивать:

хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);

периодическое резервное копирование электронных документов;

уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;

автоматическую проверку наличия электронных документов;

просмотр состава электронных документов в электронном деле;

создание (копирование) и включение в СХЭНТД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;

формирование актов установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел;

внесение изменений в РУФ по результатам проверки.

155. СХЭНТД должна обеспечивать процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.

156. СХЭНТД должна реализовывать проведение конвертирования без удаления из СХЭНТД файлов устаревших форматов и включением в СХЭНТД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к РУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных РУФ.

157. СХЭНТД должна реализовывать отбор конкретных форматов записи электронных архивных документов.

158. СХЭНТД обеспечивает доступ зарегистрированным пользователям после их успешной аутентификации <26>.

--------------------------------

<26> Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (утвержден приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст).

159. СХЭНТД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.

160. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭНТД обеспечивает многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭНТД и значениями полей РУФ.

СХЭНТД должна обеспечивать протоколирование в журнале регистрации событий просмотра пользователями РУФ, электронных дел, электронных документов, а также их копирование.

161. СХЭНТД должна обеспечивать подписание копии электронного архивного документа, электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.

162. СХЭНТД должна обеспечивать направление документов или комплектов НТД, по информационно-коммуникационной каналам связи внешним пользователям, абонентам.

163. СХЭНТД должна обеспечивать учет:

использования электронных дел, документов;

созданных копий НТД;

формирование отчетов о результатах использования.

164. В СХЭНТД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию <27>.

--------------------------------

<27> Глава IV Правил, утвержденных приказом N 526.

165. СХЭНТД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, государственная, муниципальная организация в электронном виде с возможностью вывода на печать.

СХЭНТД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация.