9.1. Учет печатей и штампов

9.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

9.1.2. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268.

Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в приказе Министерства от 16 ноября 2010 г. N 249 "О печати Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации".

Перечень документов, на которые ставится печать Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации, утвержден статс-секретарем - заместителем Министра.

9.1.3. Кроме печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, используются печати департаментов, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий" и т.д.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.4. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведет Административный департамент в журнале учета печатей и штампов (приложение N 34 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Административного департамента.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения Министерства по согласованию с директором Административного департамента.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях и направляются в Административный департамент, который размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению директора Административного департамента допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в департаментах, назначаются директорами департаментов.

Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность директор департамента и заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей возлагается на руководителей структурных подразделений.

9.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Административного департамента.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Министерства.

9.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административный департамент и уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должны быть проставлены оттиски указанных печатей и штампов.

9.1.8. В случае служебной необходимости по решению директора Административного департамента допускается изготовление факсимиле подписей руководителей Министерства. Учет факсимиле осуществляет Административный департамент в журнале учета печатей и штампов.

Недопустимо использование факсимиле при подписании:

доверенностей;

бухгалтерской отчетности;

налоговых деклараций;

банковских документов;

счетов-фактур, первичных документов, а также документов, связанных с материальной ответственностью.