3.5. Процедура подготовки документа

3.5.1. В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных Министерством, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением - исполнителем.

Согласование проекта документа в Министерстве оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 21, а виза - в соответствии с пунктом 22 приложения N 12 к настоящей Инструкции.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в Министерстве с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

3.5.2. Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) Министром или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью Министерства.

В соответствии с пунктом 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью Министра или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 19 приложения N 12 к настоящей Инструкции.

Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации <4>.

--------------------------------

<4> Федеральный закон от 11 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"; пункты 5, 6 постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. N 111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи"; от 25 июня 2012 г. N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг; от 25 августа 2012 г. N 852 "Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг"; постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия".

3.5.3. На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, в соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты Министерства, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты об их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением), Министром или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения в соответствии с пунктом 13 приложения N 12 к настоящей Инструкции.