4.5.8. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или департамента, подготовку к пересылке адресату.

Директор департамента, указанный в резолюции документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляется копия документа.

Головной исполнитель документа песет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях о его исполнении руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (приложение N 20 к настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Департаменты - исполнители документов представляют предложения об исполнении правительственных документов с указаниями об исполнении документа Министра в зависимости от их содержания в виде:

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации;

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Министерства, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения о выполнении указаний об исполнении документа Министра или заместителей Министра к неправительственным документам департаменты представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

Подготовленный на подпись Министру (заместителю Министра) проект документа заместитель директора Административного департамента (помощник заместителя Министра) обязан проверить в присутствии исполнителя документа содержание документа, правильность его оформления и завизировать. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

При представлении в Административный департамент проекта документа на подпись Министру с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя директора Административного департамента по факту утери оригиналов документов, подписанная директором департамента-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется в соответствии с содержанием документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в контрольный отдел Административного департамента для снятия с контроля.

Правительственные документы с копиями ответов или других материалов, которыми исполнены документы, возвращаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах департамента, являющегося головным исполнителем документа.

После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и его направлении в дело.

Об исполнении документа делается также отметка в СЭД.