16. Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть связано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименования вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту документа.

Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце.

В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются:

от первого лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов ...;

от третьего лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет ...; коллегия постановила ...; министерство не считает возможным ...;

от первого лица множественного числа: просим представить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение ...; в протоколах: слушали ...; выступили ...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили ....

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8 ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2011, N 9, ст. 1251; 2011 N 29, ст. 4472; 2012, N 1, ст. 148; 2012, N 19. ст. 2419; 2012, N 27, ст. 3739; 2012, N 38, ст. 5102; 2012 N 1235; 2012, N 52, ст. 7491; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 38, ст. 4831; 2013, N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; 2014. N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840; 2016, N 20, ст. 2832; 2016, N 35, ст. 5348; 2016, N 43, ст. 6028) ...".

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19.01.2020 N 2...".

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

В служебных письмах за подписью Министра, заместителей Министра следует обращаться от имени Министерства, а в письмах за подписью руководства департамента - от имени департамента. Руководство департаментов имеет право подписи от имени Министерства в случае соответствующего поручения Министра или заместителя Министра.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм.