4.7. Подписание и регистрация отправляемых документов

4.7.1. После согласования в СЭД проекта документа он автоматически поступает подписывающему лицу.

Если в СЭД для подписывающего лица настроена работа с замещающими лицами (секретариатом руководителя), проект документа поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает его либо отклоняет (возвращает на доработку).

4.7.2. Если подписывающим лицом выбрано решение "Замечания", то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

4.7.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.7.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

4.7.5. Работник, передающий бумажный экземпляр документа на подпись руководителю (секретарь, помощник), проверяет наличие документа в СЭД и наличие ЭП на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.

4.7.6. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью все документы, подписываемые Министром.

4.7.7. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью руководителей Министерства организационно-распорядительные документы, доверенности, договоры, контракты, соглашения и т.п., а также исходящие документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации;

в органы власти иностранных государств и международные организации;

юридическим и физическим лицам, не являющимся пользователями МЭДО (формат отправки документов 2.7).

4.7.8. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия.

При необходимости печать бумажной копии документа в электронном виде производится на бланке Министерства, после чего копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.

4.7.9. Исходящие документы, протоколы совещаний, проводимых директорами департаментов Министерства, перед подписанием директорами департаментов Министерства при необходимости могут распечатываться на бумажных носителях и после подписания регистрируются в департаментах Министерства.

4.7.10. В каждом департаменте (Специальном отделе) Министерства должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД исходящих и внутренних документов, протоколов совещаний, проводимых директорами департаментов Министерства, которым они автоматически поступают в электронном виде на регистрацию после подписания.

4.7.11. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.

4.7.12. Если документы после подписания направляются адресатам в организации, не подключенные к МЭДО (исходящие документы), регистрация исходящих документов осуществляется только после поступления подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде присваивается номер.

4.7.13. Проекты документов, подлежащих представлению на подпись Министру (рассмотрение, визирование) представляются:

- кадровые, наградные документы, докладные о премировании (субсидиях) и т.п. - директору Административного департамента;

- проекты докладов, писем, проекты организационно-распорядительных документов Министерства и иные документы, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" - уполномоченному помощнику Министра, а также курирующему вопросы делопроизводства заместителю директора Административного департамента.

Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается начальником Специального отдела, а в его отсутствие заместителями начальника Специального отдела.

4.7.14. Уполномоченный помощник Министра, а также курирующий вопросы делопроизводства заместитель директора Административного департамента несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись, за четкость и грамотность их редакции, их смысловую нагрузку, наличие виз или писем-согласований причастных, основания документа, предыдущего доклада (при наличии).

Не допускается прием документов для представления Министру на подпись отделом секретариата Министра.

4.7.15. Документы на бумажном носителе, подписанные Министром и заместителями Министра, передаются на регистрацию в отдел документационного обеспечения (документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в департаментах и передаются на отправку в Экспедицию).

4.7.16. Отдел документационного обеспечения Административного департамента осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

4.7.17. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД.

4.7.18. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Министерства.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через дефис - идентификатора исполнителя, через дефис - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: ВС-Д11-15/836.

4.7.19. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Департаменте международного сотрудничества.

Экземпляры документов с визами остаются в отделе документационного обеспечения Административного департамента для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия документа выдается департаменту исполнителю документа, вторая заверенная копия документа передается в контрольный отдел Административного департамента (если исполненный документ находился на контроле), третья - в секретариат заместителя Министра (если документ подписан заместителем Министра).