8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Документальный фонд Министерства совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

8.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Министерства возлагается на Административный департамент.

8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (приложение N 22 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Министерства или сводная номенклатура дел (приложение N 23 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в департаменте, с участием члена экспертной комиссии департамента и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с работником архива Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Административный департамент.

Формы номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее - Правила 2015 г.).

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

8.1.4. Вновь созданный департамент в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел департамента и представляет ее в Административный департамент.

8.1.5. Номенклатура дел Министерства составляется Административным департаментом на основе номенклатур дел департаментов.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Центральная экспертная комиссия Министерства (далее - ЦЭК).

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства визируется работником архива, подписывается директором Административного департамента, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Номенклатура дел Министерства согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Министерства.

8.1.7. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в отделе документационного обеспечения Административного департамента, второй используется в Административном департаменте как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Министерства, четвертый - в ГА РФ.

После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в приложении N 23 к настоящей Инструкции.

8.1.8. Номенклатура дел Министерства включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

8.1.9. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и пунктом 6.2 Правил делопроизводства разрабатывается и утверждается перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, а также в процессе деятельности подведомственных Министерству организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.