5.14. Особенности работы с электронными документами

5.14.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного ЭП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

5.14.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".

5.14.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.14.4. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве программно-технических средств, нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

5.14.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта об их выделении к уничтожению, утверждаемого Министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.14.6. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах.