4.5.1. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными Министру и в Министерство (без указания должностного лица)

4.5.1.1. Движение документов происходит путем создания "направлений" и "резолюций". Зарегистрированные в СЭД документы при их передаче из одного структурного подразделения Министерства в другое повторно не регистрируются.

4.5.1.2. После регистрации документы, адресованные Министру, в электронном виде направляются советнику отдела документационного обеспечения Административного департамента, который готовит проекты указаний об их исполнении и направляет в контрольный отдел Административного департамента (для документов, требующих контроля). Из контрольного отдела Административного департамента документ направляется на мобильный офис директора Административного департамента. При необходимости проекты резолюций директора Административного департамента согласовываются в рабочем порядке с заместителем директора Административного департамента, курирующим делопроизводство.

4.5.1.3. После утверждения резолюции директором Административного департамента документы в электронном виде с указаниями об их исполнении направляются на мобильные офисы и автоматизированные рабочие места (далее - АРМ) перечисленных в резолюции заместителей Министра, директоров департаментов, помощников и советников Министра, а также других пользователей СЭД, указанных в резолюции.

При необходимости работники контрольного отдела Административного департамента Министерства рассматривают пришедшие от директора Административного департамента документы и корректируют контрольные сроки (контроль исполнителям). При закрытии вкладки "контроль" документы в электронном виде с установленными контрольными сроками (с внесенными изменениями) попадают на мобильные устройства (АРМ) руководителей (пользователей СЭД), перечисленных в резолюциях.

4.5.1.4. Указания директора Административного департамента (либо лица, исполняющего его обязанности) об участии в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, с участием руководства Министерства, направляются (независимо от адресации документа) заместителям Министра с учетом тематики совещания и положений приказа Министерства "О распределении обязанностей между Министром и заместителями Министра транспорта Российской Федерации".

Учет совещаний с участием заместителей Министра, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, осуществляется отделом секретариата Административного департамента.

Незарегистрированные документы, содержащие информацию об участии руководства Министерства в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов (в т.ч. поступившие по электронной почте, факсом и т.п.), направляются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для регистрации и подготовки резолюций.