5.12. Простановка отметок об исполнении документов

5.12.1. Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции руководителя, при его поступлении вносит информацию в СЭД о дальнейших действиях по его исполнению через отметку "промежуточный результат". После исполнения поручения работник отчитывается об исполнении через отметку "исполнение завершено".

5.12.2. После снятия документа с контроля РК списывается ответственным за делопроизводство в департаменте (Специальном отделе) в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения Министерства.

5.13.1. Пользователи СЭД разделяются на три группы: руководители, отдел документационного обеспечения Административного департамента, работники.

Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Министерства пользователя СЭД.

5.13.2. Руководители имеют доступ к просмотру РК и сканированных электронных копий всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение Министерства. Руководитель имеет право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель имеет право делегировать свои права другому пользователю СЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность вносить резолюции и направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

5.13.3. Отдел документационного обеспечения Административного департамента имеет следующие права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

присвоение номера документу;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к регистрационной карточке документа;

внесение текста резолюции руководителя;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

снятие документов с контроля;

создание отчетных форм.

5.13.4. Работники имеют следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

направление документов на исполнение подчиненным;

внесение данных об исполнении ими документа;

просмотр РК всех внутренних документов Министерства;

создание РК, листа согласования, прикрепление электронной копии документа.

Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции, при его поступлении вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения.

Исполнителю по резолюции автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).

При увольнении работника, являющегося исполнителем документов, руководитель структурного подразделения обязан внести соответствующие изменения в СЭД (изменить исполнителя в РК).

5.13.5. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

за своевременное рассмотрение документа (подготовку резолюции) при поступлении документа на мобильное устройство или компьютер;

за использование и обеспечение сохранности ЭП;

за своевременную передачу своих прав другому участнику электронного документооборота при невозможности рассмотрения документа;

за содержание документа в электронном виде при отправке документа на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и за ЭП при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, а также за неправильное направление документов.