4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Основой построения СЭД в Министерстве является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в СЭД РК документа.

При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной ЭП электронных документов.

В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из СЭД.

4.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.3. В отделе документационного обеспечения Административного департамента регистрируются следующие документы:

документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные в Министерство (без указания должностного лица), Министру и заместителям Министра, и исходящие документы за подписью Министра или заместителей Министра;

внутренние документы, подготовленные для доклада заместителям Министра, - как входящие документы;

внутренние документы за подписью заместителей Министра, подготовленные для доклада Министру, - как входящие документы;

приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности Министерства, поручения.

4.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Министерства;

доверенности;

государственные контракты, договоры, соглашения;

планы, ведомости;

командировочные удостоверения;

заявления работников Министерства;

справки, копии документов, направляемые для сведения;

научные отчеты;

книги, периодические издания, статьи из них;

письма граждан (за исключением поступающих в адрес заместителей Министра);

приглашения на встречи, приемы и выставки;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.

Письма граждан регистрируются в контрольном отделе Административного департамента и формируются в дела отдельно от других документов Министерства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министром.

4.4.5. Входящие документы, адресованные департаментам, и исходящие документы за подписью руководства департаментов регистрируются в департаментах работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.

4.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Внутренние документы, подготовленные для доклада Министру, регистрируются после визирования руководством Административного департамента.

4.4.7. На входящих документах на бумажных носителях, подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного департамента в другой он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в СЭД.

4.4.8 Электронные копии отсканированных в Экспедиции документов на бумажном носителе, адресованных Министру, в Министерство (без указания должностного лица), помещенные работниками Экспедиции в соответствующие папки, регистрируются в СЭД работниками отдела документационного обеспечения Административного департамента.

4.4.9. Пакеты с правительственными документами, доставленные фельдъегерской связью непосредственно в отдел документационного обеспечения Административного департамента, вскрываются, после чего документы сканируются и регистрируются в СЭД.

На полученном оригинале документа на бумажном носителе проставляется регистрационный номер.

Документы, поступившие в СЭД по каналам МЭДО, регистрируются работниками отдела документационного обеспечения Административного департамента непосредственно из системы.

Поступающие через факсимильную связь, а также по электронной почте служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

При регистрации электронного сообщения в СЭД Министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут быть использованы для заполнения полей РК поступившего электронного документа.

4.4.10. При получении бумажного оригинала документа работник отдела документационного обеспечения Административного департамента формирует в СЭД РК входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в СЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля - вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов, их прикрепление к РК. На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Если документ получен по электронной почте, электронная копия документа из электронного письма распечатывается и обрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе, при наличии вложенного файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.

4.4.11. В отделе документационного обеспечения Административного департамента регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: К-10/1476, где К - буквенный индекс, 10 - номер по номенклатуре, 1476 - порядковый номер.

Порядок проставления регистрационного номера на приказах и распоряжениях Министерства и протоколах указан соответственно в приложениях N 17, 18 к настоящей Инструкции.