4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Регистрация документа - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.9.2. Приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности регистрируются и хранятся в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.3. Приказы Министерства по личному составу регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента, приказы Министерства о награждениях - в отделе наград Административного департамента.

4.9.4. Постановления коллегии Министерства и протоколы заседаний и совещаний, проводимых Министром или лицом, его замещающим, регистрируются и хранятся в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.5. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых заместителями Министра, регистрируются и хранятся в секретариатах заместителей Министра.

4.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых в департаментах Министерства, регистрируются и хранятся в департаментах.

4.9.7. Гражданско-правовые договоры регистрируются и хранятся в Административном департаменте.

4.9.8. Технические задания на зарубежные командировки регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента.

4.9.9. Протоколы заседаний Научно-технического совета, Центральной экспертной комиссии и иных органов регистрируются и хранятся в департаментах, координирующих работу этих органов.

4.9.10. Доверенности, выдаваемые от имени Министерства, оформляются на бланке письма Министерства (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и регистрируются в Департаменте правового обеспечения и законопроектной деятельности.

4.9.11. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые Министру, регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.12. Передача зарегистрированных документов между департаментами осуществляется через отдел документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.13. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.9.14. Внутренняя переписка (письма) в СЭД за подписью руководства департаментов (Специального отдела) Министерства создается и регистрируется в департаментах (Специальном отделе) Министерства. При регистрации внутренних документов, имеющих гриф ограничения доступа, электронная копия документа к РК не прикрепляется.

4.9.15. Внутренние документы в СЭД (служебные записки, докладные записки, объяснительные записки) за подписью заместителей Министра создаются в электронном виде и регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

4.9.16. Внутренние документы, подписанные помощниками и советниками Министра, регистрируются ими в СЭД самостоятельно (после предварительной настройки СЭД по заявке в службу поддержки) либо ответственными за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.

4.9.17. Объяснительные записки по кадровым вопросам не создаются в электронной форме и хранятся в личных делах работников.

4.9.18. Передача зарегистрированных внутренних документов между департаментами Министерства осуществляется посредством СЭД. Далее документы направляются согласно резолюциям в РК.

4.9.19. Регистрация докладных записок на имя Министра, заместителя Министра.

4.9.19.1. Подготовленные и согласованные (порядок согласования изложен выше) докладные записки Министру визируются уполномоченным помощником Министра, а также курирующим делопроизводство заместителем директора Административного департамента и регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.

Информация о контроле рассылается всем должностным лицам согласно резолюции.

4.9.19.2. Подготовленные и согласованные докладные записки заместителям Министра регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента и направляются заместителю Министра на мобильный офис. Далее, после рассмотрения докладных записок заместителем Министра, они при необходимости направляются в контрольный отдел Административного департамента.

4.9.19.3. Докладные записки на имя Министра подписываются только заместителями Министра и директором Административного департамента.

Объем докладной записки не должен превышать 1 - 2 страниц, записка должна содержать конкретные предложения и выводы, выделенные жирным шрифтом.

4.9.19.4. Докладные записки об изменении исполнителей поручений, содержащихся в протоколах проведенных Министром совещаний, а также об изменении головных исполнителей при отсутствии согласия директора департамента (руководителя федеральной службы или федерального агентства) или курирующего заместителя Министра для принятия решения направляются заместителю Министра, курирующему работу Административного департамента.

4.9.19.5. Регистрация докладных записок Министру при его нахождении в отпуске, командировке не производится. В случае крайней необходимости (срочности) докладные записки адресуются заместителю Министра, исполняющему обязанности Министра. В исключительных случаях указание о регистрации докладной записки дается директором Административного департамента.

4.9.19.6. Регистрация документов, не завизированных уполномоченным помощником Министра, а также курирующим вопросы делопроизводства заместителем директора Административного департамента, не производится. В исключительных случаях указание о регистрации документов дается директором Административного департамента.