8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Министерство образует архив.

Передача документов в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.

8.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

8.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат (они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с директорами департаментов.

8.5.4. Прием дел производится работником архива Министерства в присутствии работника департамента с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личная подпись работника архива Министерства и работника, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками департамента с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу в архив несет департамент, передающий документы).

8.5.5. При ликвидации или реорганизации департамента, работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.5.6. В соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. передача электронных документов в архив Министерства производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве Министерства информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.