4.5.9. Работа с проектами документов

4.5.9.1. Проекты документов готовятся исполнителями в структурных подразделениях Министерства для последующего согласования и подписания (пункт 22 приложения N 12, приложение N 13 к настоящей Инструкции).

При подготовке проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений исполнителям необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

4.5.9.2. Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, проходят согласование в электронном виде.

4.5.9.3. Исполнитель документа заполняет РК (в т.ч. ссылки на связанные документы) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК (в специальном поле "Комментарии" электронного листа согласования) либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к РК.

4.5.9.4. Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - исполнителем;

при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д.; в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом документа и поставить визу);

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.

4.5.9.5. Проект документа в СЭД после отправки на согласование автоматически поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.

4.5.9.6. Если для участника согласования в СЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу ("Согласовано" или "Замечания").

4.5.9.7. Если согласующим выбрано решение "Замечания", согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в СЭД.

4.5.9.8. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может скачать файл документа из РК, в котором может вносить изменения с последующим прикреплением к комментариям.

Согласующий (или замещающее его лицо) в СЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз).

4.5.9.9. Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, что и основное согласование.

4.5.9.10. Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.

4.5.9.11. Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласовано", документ автоматически возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК в СЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

4.5.9.12. Если по проекту документа получены все визы "Согласовано", документ автоматически направляется по СЭД на подпись.

4.5.9.13. Если требуется собственноручная подпись документа, то при формировании электронного листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.