3.3. Общие требования к созданию документов

3.3.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

При подготовке электронных документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

3.3.2. Размеры полей документов, оформленных на бланках Министерства: верхнее, нижнее и левое - 2 см, правое - 1 см (если не оговорено иное, см. пункт 3.7.21 настоящей Инструкции).

3.3.3. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине листа.

Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа.

Заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля. Интервал между словами - один пробел.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров N 12, 13, 14 <1>. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.

--------------------------------

<1> Стандарт не называет конкретных гарнитур шрифтов, используемых при создании документов, в том числе шрифтов, входящих в стандартный пакет MS Office, в связи с тем, что постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. N 1236 введен запрет на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, а распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2016 г. N 1588-р утвержден план перехода федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения. В связи с этим рекомендовать использование конкретных гарнитур шрифтов можно будет только тогда, когда большинством государственных органов, органов местного самоуправления, организаций будет использоваться свободное программное обеспечение для офисных работников.

При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10 - 12.

3.3.4. Документы должны иметь установленные составы реквизитов, их расположение и оформление. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.

3.3.5. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.6. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: - 3 -) или слов "с", "стр." (страница).

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

3.3.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Министерства.

Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, и утверждается приказом Министерства по согласованию с Федеральным архивным агентством.

3.3.8. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов (унифицированные формы документов).

Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, создаваемых в СЭД Министерства, утверждаются Министром.

3.3.9. Электронные документы Министерства должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, их пригодность для использования.

3.3.10. Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 23 марта 2017 г. N 325 "Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных", должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования), передаваемых посредством МЭДО, должны иметь формат PDF/A-1 <2>.

--------------------------------

<2> Раздел III Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N 186 и Федеральной службы охраны Российской Федерации N 258 от 27 мая 2015 г. (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.).

3.3.11. Электронные документы, создаваемые в Министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных <3>.

--------------------------------

<3> Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени (ГОСТ Р ИСО 30300-2015 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь". - М.: Стандартинформ, 2016).

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в РК документа.