4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Документы отправляются из Министерства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в СЭД.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также за согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на департамент - исполнитель документа.

Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.2. До представления документа на подпись руководству Министерства исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресации документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки документа.

4.6.3. Проекты документов визируются директором департамента (при необходимости - руководителями других структурных подразделений); визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.

4.6.4. Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю Министра через его помощника.

4.6.5. Перед подписанием исходящего документа заместителем Министра помощник заместителя Министра обязан проверять правильность оформления письма, четкость и грамотность его редакции, отсутствие ошибок, наличие виз согласования документа и писем-согласований документа всех заинтересованных в исполнении документа и заверять своей подписью визовый экземпляр документа либо делать соответствующую отметку в РК документа.

4.6.6. Подписанный документ на бумажном носителе передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в отдел документационного обеспечения Административного департамента. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для отдела документационного обеспечения Административного департамента, по одной копии - для секретариата заместителя Министра и департамента - исполнителя документа).

4.6.7. Заместители Министра при исполнении ими обязанностей Министра в целях исключения срыва сроков исполнения поручений (указаний) Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации:

лично контролируют подготовку проектов писем на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, в адрес Правительства Российской Федерации (с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации) с учетом сроков и статуса исполнения поручений (указаний);

рассматривают их в приоритетном порядке;

не допускают случаев возврата проектов документов незавизированными или неподписанными. Причины, по которым документы не были рассмотрены, завизированы или подписаны, должны быть изложены письменно и внесены в СЭД.

4.6.8. Помощники заместителей Министров несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению на подпись лицу, исполняющему обязанности Министра, четкости и грамотности редакции, смысловой нагрузки, наличия виз или писем-согласований, основания документа, ссылок на предыдущий доклад (при наличии).

4.6.9. При поступлении документов для согласования (визирования) или подписания помощники заместителей Министра не допускают задержек в их доведении до заместителей Министра, контролируют наличие и правильность заполнения исполнителем РК документов и листов согласования этих документов. При их отсутствии или неправильном заполнении возвращают документы исполнителю на доработку.

4.6.10. Заместителям Министра в целях сокращения сроков подготовки, согласования и подписания исходящих документов в соответствии с приказом Министерства "О распределении обязанностей между Министром и заместителями Министра транспорта Российской Федерации" подписывать:

письма, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, главам субъектов Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных положениями федеральных законов Российской Федерации, иных регламентирующих документов;

инициативные письма, адресованные заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, кроме подготовленных по поручению Министра;

доклады в Правительство Российской Федерации, письма в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, подготовленные в соответствии с протоколами оперативных совещаний (при отсутствии в протоколе записи "подготовить за подписью Министра");

все телеграммы, кроме подготовленных по поручению Министра.

4.6.11. Статс-секретарю - заместителю Министра подписывать:

сопроводительные письма к проектам заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации на проекты федеральных законов, вносимых на рассмотрение в Правительство Российской Федерации;

письма, оформленные на бланках служебного (делового) письма Министерства зарубежным адресатам.

4.6.12. Заместителям Министра при подготовке докладов об исполнении поручений Президента Российской Федерации по обращениям глав субъектов Российской Федерации, адресованным Президенту Российской Федерации, проекты докладов до их подписания согласовывать, в том числе по телефону, с главами субъектов Российской Федерации.

О предварительном согласовании позиции Министерства, изложенной в докладе Президенту Российской Федерации, с главой субъекта Российской Федерации указывать в докладе.