3.9.4. Протокол заседания (совещания)

3.9.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Решения коллегии Министерства оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Министерства (Научно-технический совет, Экспертный совет по государственно-частному партнерству и т.п.) - в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых Министром или заместителями Министра, составляются департаментами, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

3.9.4.2. Проект протокола представляется на подпись Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.

Проект протокола визируется исполнителем документа и директором департамента, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого Министром, визируется заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Административного департамента.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной подписью.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Визирование проекта постановления коллегии Министерства осуществляется аналогично визированию протоколов.

3.9.4.3. После подписания руководством Министерства протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью Министра - в Административный департамент;

за подписью заместителя Министра - в соответствующий секретариат заместителя Министра;

за подписью руководства Министерства (как председателей советов, комиссий) - в секретариаты советов, комиссий;

за подписью руководства департамента - в секретариат департамента.

3.9.4.4. После регистрации протокол доводится до участников совещания, подключенных к СЭД, в электронном виде.

Департамент, ответственный за проведение совещания и подготовивший протокол, осуществляет рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

К протоколу совещания составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем документа и директором департамента, ответственного за подготовку совещания.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

После рассылки копий протокола совещания, проведенного Министром, указатель рассылки (копия) представляется в Административный департамент.

Рассылку копии постановления коллегии Министерства всем ее членам осуществляет Административный департамент.

Рассылка копий постановления коллегии Министерства осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.

3.9.4.5. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

3.9.4.6. Подлинники протоколов совещаний, проведенных Министром, а также постановлений коллегии Министерства хранятся в Административном департаменте, заместителями Министра - в соответствующих секретариатах заместителей Министра.

Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководством Министерства как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.

Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Министерства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

3.9.4.7. Постановления коллегии Министерства и протоколы печатаются на бланках установленной формы размером шрифта N 14.

3.9.4.8. Протоколы совместных с другими федеральными органами исполнительной власти совещаний, заседаний печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если Министр указан первым, после подписи на подлинниках ставятся регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Административном департаменте, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административный департамент один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.