4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку исходящих документов производит Экспедиция. Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в Специальный отдел.

4.8.3. Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), федеральные органы исполнительной власти отправляются фельдъегерской связью.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату копии документа на бумажном носителе по факсимильной связи или электронной почте принимает департамент - исполнитель документа.

4.8.4. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресацию (при направлении документа более чем в четыре адреса в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа) и передается на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

4.8.5. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

4.8.6. Передача документов по факсимильной связи осуществляется по решению руководителя структурного подразделения Министерства исполнителем документа.

4.8.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения Административного департамента в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

4.8.8. Подготовка электронных документов для отправки по МЭДО осуществляется в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494, и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956).

4.8.9. После отправки электронного документа, заверенного квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.8.10. Организация передачи документов с использованием системы МЭДО изложена в главе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции.