7.4. Организация оперативного хранения документов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Директора департаментов и работники, ответственные за делопроизводство в департаментах, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в департаменты, хранятся в этих департаментах.

В департаментах также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Министерства.

7.4.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

7.4.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или в шкафу.

7.4.4. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора Административного департамента. Выдача дел работникам департамента для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

7.4.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или заместителя Министра по актам.

7.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.