4.5.7. Работа с документами, адресованными в департамент, директору департамента, начальнику Специального отдела

4.5.7.1. Если руководители структурных подразделений Министерства указаны в РК документов в качестве адресатов или в утвержденных резолюциях исполнителями (головными или соисполнителями), документы поступают по СЭД непосредственно им либо должностным лицам, их замещающим (в приемные руководителей, помощникам руководителя), - в зависимости от индивидуальных настроек в СЭД.

4.5.7.2. Поступившие в Министерство документы на бумажных носителях, адресованные директорам департаментов (начальнику Специального отдела) и в департаменты (Специальный отдел), сканируются и регистрируются в департаментах (Специальный отделе).

Корреспонденция на бумажном носителе получается в Экспедиции работником, ответственным за делопроизводство в департаменте (отделе).

Работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает директору департамента.

Документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного обеспечения Административного департамента, и направленные на исполнение в департамент, поступают в этот департамент с регистрационным штампом отдела документационного обеспечения Административного департамента. В департаменте эти документы не регистрируются.

Поступившие (в т.ч. по каналам МЭДО) в Министерство документы в электронном виде, адресованные директорам департаментов и в департаменты (начальнику Специального отдела), регистрируются в департаментах (Специальном отделе) без сканирования.

4.5.7.3. Порядок работы (в т.ч. сканирование, регистрация, доведение до исполнителей) с документами, адресованными в департамент и имеющими отметку о конфиденциальности, приложения нестандартных размеров, с брошюрами, книгами, оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Министерство для подписания и визирования, аналогичен порядку, изложенному в пункте 4.5.4 настоящей Инструкции.

4.5.7.4. В каждом департаменте (Специальном отделе) должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД входящих и исходящих документов.

4.5.7.5. Подписанные руководством департамента документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте, для регистрации и подготовки на отправку.

4.5.7.6. Регистрационные номера входящих документов департаментов состоят из Д - индекса департамента, номера департамента, после тире - порядкового номера документа, например: Д10-2322.

Регистрационные номера исходящих документов департаментов состоят из Д - индекса департамента, номера департамента, после косой черты - порядкового номера документа, например: Д10/2322-ис.

Регистрационные номера внутренних документов департаментов состоят из Д - индекса департамента, номера департамента, косой черты - порядкового номера документа, например: Д10/2322.

4.5.7.7. Работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки в СЭД.