8.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Принцип формирования дел: централизованное - в отделе документационного обеспечения Административного департамента; децентрализованное в департаментах Министерства.

Формирование дел в Министерстве осуществляют департаменты силами работников, ответственных за делопроизводство в департаментах.

Контроль за формированием дел в Министерстве осуществляет Административный департамент.

Место текущего хранения дел: отдел документационного обеспечения Административного департамента или департамент Министерства.

Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.

Пунктами 6.23 - 6.27 Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе электронных документов.

К основным принципам (правилам) формирования дел относятся следующие (пункт 6.23 Правил делопроизводства):

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Порядок формирования дел в департаментах, учета и хранения дел указан в приложении N 25 к настоящей Инструкции.