2. Основные понятия и термины

Термины, включаемые в настоящую Инструкцию, подразделяются на:

- термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);

- термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент международного сотрудничества, Общественный совет Министерства, Центральная экспертная комиссия и др.).

Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены ниже:

"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"межведомственный электронный документооборот" - взаимодействие информационных СЭД федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее - МЭДО);

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (регистрационную карточку) (далее - РК);

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ (далее - ЭП);

"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

"электронный документооборот" - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Иные понятия, используемые в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013.