3.8.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности

Приказ - распорядительный документ нормативно-правового характера, издаваемый руководителем по основным вопросам деятельности в порядке осуществления принципа единоначалия.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Руководителя, в соответствии с планами организационных мероприятий, либо в инициативном порядке.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти;

- в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач Роспотребнадзора.

Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении N 12 к настоящей Инструкции.

Приказы Роспотребнадзора оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа Руководителем.

Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом "о" ("об"), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству;

О создании экспертной комиссии.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной.

В обосновании кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами в разрядку.

Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже.

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки" и др.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если приказ изменяет, отменяет (полностью или частично) или дополняет ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указывается должность лица, ответственного за исполнение приказа в целом, его фамилия и инициалы. В отдельных случаях Руководитель может оставить контроль за собой.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки" и др.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа и оформляется с на оборотной стороне последнего листа приказа.

В приказах не допускается:

- изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

- применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений Роспотребнадзора, подведомственных организаций, исполнителей;

- применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст - в приложениях к документу.

При наличии приложений (утверждаемые приказом графики, схемы, таблицы, списки и др.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение N 1); ... (приложение N 2); ... "согласно приложению", а на самом приложении оформляется отметка о приложении:

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, - с указанием номера приложения), например:

Проекты приказов и приложения к ним визируются в следующей очередности:

- исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект;

- начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы;

- начальником Правового управления;

- руководителем структурного подразделения, интересы которого затрагиваются в подготовленном проекте приказа;

- руководителем структурного подразделения, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

- курирующим заместителем Руководителя.

Визы включают должности визирующих, наименование структурных подразделений, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы согласования предваряют слова "Приказ подготовлен", наименование структурного подразделения, подготовившего проект, подпись руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа.

Далее следует слово "СОГЛАСОВАНО", приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с расшифровкой подписи и датой).

В случае временного отсутствия указанного в списке согласования визирующего допускается визирование приказа другим должностным лицом, исполняющим его обязанности на момент визирования, при этом под фамилией отсутствующего указывается фамилия визирующего. При этом не допускается ставить перед должностью отсутствующего должностного лица косую черту или слово "за".

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Оформление листа согласования к проекту приказа на отдельном листе не допускается.

Параллельно с собственноручным визированием проекта приказа на бумажном носителе, создается "лист согласования" проекта в СЭД, который после завершения процесса согласования перед передачей на подпись Руководителю прикладывается к проекту приказа.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке, повторной проверке правильности оформления и повторному согласованию.

Срок согласования проекта приказа не должен превышать пяти рабочих дней.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Не полностью или неправильно согласованные или оформленные проекты приказов не принимаются для подписания Руководителем и подлежат возврату исполнителю для переоформления.

При оформлении приказа, издаваемого совместно с другим органом исполнительной власти:

- бланк не используется;

- наименования организаций печатаются на одном уровне при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывающего приказ;

- наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру;

- подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций - авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа ("приказываем"), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

Совместные приказы с другими федеральными органами исполнительной власти печатают на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

- наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованно;

- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

Приказы подписывает Руководитель.

Приказы подлежат регистрации в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы по порядку номеров в пределах календарного года.

Копии приказов в электронном виде направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, указанным исполнителем в РК документа в СЭД при подготовке проекта приказа.

Рассылка копий приказа внутри центрального аппарата и в территориальные органы и подведомственные организации производится только в электронном виде в СЭД. Бумажные копии приказов (при необходимости) рассылаются в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителем документа и подписанным руководителем его структурного подразделения.

Подлинники приказов по основной деятельности Роспотребнадзора хранятся в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.