4.12.3. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив Роспотребнадзора дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела и документы хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, в специально отведенных для этих целей помещениях или в рабочих кабинетах.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются по возрастанию номеров в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора. Выписка из номенклатуры дел Роспотребнадзора помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роспотребнадзора.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.