3.8.8. Служебные письма

Служебное письмо - документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между Роспотребнадзором и другими организациями, должностными лицами, гражданами.

Различаются письма: запросы, уведомления, сообщения, сопроводительные, напоминания, подтверждения, предложения, требования, рекомендации, рекламные, гарантийные, приглашения, поздравления и др.

Служебные письма Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека готовятся как:

- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

- ответы на запросы обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти;

- ответы гражданам;

- ответы на запросы юридических лиц;

- письма в территориальные органы и подведомственные организации;

- инициативные письма.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Служебное письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях - отметка о приложении, печать.

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется отметка о дате и номере поступившего письма.

Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма ("просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание" и др.) в деловых (служебных) письмах не указываются.

Реквизиты письма оформляются в соответствии с правилами, изложенными в разделе 3.5 настоящей Инструкции.

В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальные адресаты - те, которым письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

При составлении деловых писем используется вступительное обращение "Уважаемый ...!", и заключительная этикетная фраза "С уважением, ...".

Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа ("просим...", "предлагаем...", "напоминаем...");

от 3-го лица единственного числа ("предприятие считает возможным ...", "институт не располагает возможностью ...");

от 1-го лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ..." и др.), если письмо оформляется на должностном бланке.

При составлении деловых писем не допускается смешение указанных стилей изложения в одном тексте.

Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования, - на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с разделами 3.5.20 и 3.5.21 настоящей Инструкции.

Деловое (служебное) письмо может быть подписано Руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений и их заместителей в соответствии с распределением обязанностей. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

Деловое (служебное письмо) зарубежным адресатам может быть подписано только собственноручно.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.