4.7.3. Регистрация входящей корреспонденции в СЭД

Регистрация входящих документов в СЭД производится Отделом документооборота и контроля исполнения документов.

Документы, поступающие в адрес Руководителя, регистрируются в СЭД и направляются с использованием функции СЭД "Проект резолюции" на рассмотрение Руководителю.

Документы, поступающие в адрес заместителей Руководителя, регистрируются в СЭД и направляются либо проставлением адресата в РК в поле "Кому", либо с использованием функции СЭД "Направление документа".

При получении бумажного оригинала документа Отдел документооборота и контроля формирует РК входящего документа, указывая реквизиты документа, ссылки на связанные с ним документы и выполняя регистрацию документа в СЭД. Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов и прикрепление их к РК документа.

Документ, полученный по электронной почте, распечатывается и обрабатывается как документ, поступивший на бумажном носителе.

В случае поступления ошибочно направленного документа в структурное подразделение руководитель этого подразделения производит возврат документа с указанием в СЭД причин возврата через "направление" в Отдел документооборота и контроля или заместителю Руководителя, давшему поручение. В этом случае создается новое "направление" другому адресату.

В случае, если в направленном документе для его выполнения необходимо добавить соисполнителей из других структурных подразделений, руководитель структурного подразделения, получившего поручение, может через функцию "направление" обратиться к лицу, давшему поручение, с просьбой рассмотреть возможность добавить конкретных сотрудников или структурное подразделение, либо самостоятельно запросить у них необходимую информацию с использованием СЭД.