3.5.23. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на последнем листе документа на свободном от текста месте и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например,

Заверительную надпись на копиях документов финансового, правового характера заверяют печатью Роспотребнадзора с изображением Государственного герба Российской Федерации, на иных документах - печатью Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов заверяются штампом для заверения копий электронных документов.

Если копия электронного документа предоставляется на физически обособленном носителе, на нем несмываемым маркером указывается: "Копия электронного документа, сокращенное наименование информационной системы, имя файла, формат файла, объем в байтах".

Для представления в другую организацию, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия предоставляется по информационно-телекоммуникационной сети, или на бумажном носителе, если копия на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

Копия электронного документа может предоставляться в виде копии на бумажном носителе, заверенной печатью "Для заверения копий электронных документов".

Не подлежат заверению копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки, иные неоговоренные исправления.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, прошнуровываются, оформляется реквизит, включающий надпись "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью, количество листов цифрами и прописью", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения и печать. Заверительная надпись печатается на отдельном листе бумаги размером, не превышающим 105 x 74 мм, и приклеивается на оборотной стороне последнего листа прошитой копии документа на предварительно связанные между собой свободные концы канцелярского шнура. На заверительную надпись проставляется печать, которая должна захватывать часть наименования должности заверяющего лица и часть последнего листа многостраничной копии документа.

При прошивке копии многостраничного документа необходимо:

- обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, указаний по исполнению и т.д.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) прошитого документа при его изучении;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа копировальной техникой.