4.7.1. Общие положения

В процессе подготовки документов должны соблюдаться правила, установленные в нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных актах Роспотребнадзора по делопроизводству.

В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся данные о документах, составляющих бумажный и электронный документооборот Роспотребнадзора.

К РК, создаваемой в СЭД, должен быть прикреплен электронный документ или электронный образ со всеми приложениями.

Приложения, содержащие персональные данные, передаются на бумажном носителе и в СЭД не заносятся, при этом в РК делается пометка о наличии не сканируемого приложения и способе его доставки.

При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из РК, электронного образа документа, а также данных о движении и исполнении документа.

Использование электронных подписей при осуществлении электронного документооборота производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и правовыми актами Роспотребнадзора.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, сотрудники Отдела документооборота и контроля исполнения документов выполняют проверку подлинности электронной подписи.

Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, исполнитель распечатывает документ и лист согласования, в котором указывается использование электронной подписи, и передает его в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для проставления на таком документе заверительной печати и отправки адресату.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в Роспотребнадзоре в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронных подписей и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронных подписей хранимых электронных документов.

В форме электронного документа не могут быть созданы документы, требующие удостоверения собственноручной подписью, адресованные лицам, которым необходимо отправить документы почтовыми отправлениями, не являющимся участниками СЭД и МЭДО, а также документы, имеющие отметку "Для служебного пользования".

Каждый участник электронного документооборота, в пределах своей компетенции, несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

- за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;

- за правильность заполнения полей регистрационной карточки;

- за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;

- за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;

- за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.