3.5.15. Текст документа

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов России", Федеральным законом от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" и другими нормативными актами Российской Федерации текст документов Роспотребнадзора составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов составляют на литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов:

- предельная краткость, исключение излишней информации;

- полнота необходимой информации;

- точность фактов, формулировок, не допускающая различных толкований.

При составлении документов необходимо строго соблюдать правила орфографии и пунктуации. Предложения должны иметь прямой порядок слов. Тексты документов составляются без сложных грамматических конструкций и словосочетаний. Необходимо соблюдать правила написания органов государственной власти, предприятий и учреждений, географических пунктов, должностей, официально принятых сокращений слов. При первом упоминании организации, структурного подразделения, приводится их полное название, в скобках - официально принятое сокращенное название, которое указывается при последующем упоминании, например:

Федеральное бюджетное учреждение науки "Ростовский научно-исследовательский институт микробиологии и паразитологии" Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее - ФБУН РостовНИИМП Роспотребнадзора).

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование органа власти, организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

- в приказах, изданных единолично - от первого лица единственного числа ("... приказываю");

- в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, - от первого лица множественного числа ("... приказываем");

- в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

- в деловых письмах, оформленных на бланках Роспотребнадзора, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.) или от третьего лица единственного числа ("Роспотребнадзор не возражает ...", "Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека считает возможным ...");

- в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ..." и др.);

- в документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, сотрудников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции ...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку ...").

Не допускается смешение указанных стилей изложения в одном тексте документа.

В подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В служебных письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

- заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...".

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Запрещается вносить исправления и изменения в подписанный документ.