4.12.2. Формирование дел, оформление дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Документы, поступившие в Роспотребнадзор на бумажных носителях и адресованные Руководителю или его заместителям, формируются в дела Отделом документооборота и контроля.

Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства. Указания Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы о необходимости переформирования дел являются обязательными для исполнения сотрудниками структурных подразделений.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Роспотребнадзора, в 10-дневный срок для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Во время приема исполненных документов на подшивку ответственный за делопроизводство проверяет наличие отметок об исполнении и направлении в дело, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

Контроль за правильным формированием дел осуществляет Отдел документооборота и контроля.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Отдел документооборота и контроля (в делах структурных подразделений), лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.;

- приложения большого объема группировать в отдельные тома, небольшие приложения присоединяются к документам, к которым они относятся;

- документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело "Для служебного пользования", предусмотренное в разделе структурного подразделения номенклатуры дел Роспотребнадзора;

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции и другие документы, утвержденные распорядительными документами Роспотребнадзора, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате формируются в самостоятельные дела, по годам, а внутри года - по алфавиту.

Годовые отчеты, планы, сметы группируются отдельно от проектов этих документов и включаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Роспотребнадзора и его территориальных органов и все документы, касающиеся их рассмотрения и исполнения, группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела Роспотребнадзора подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками Отдела документооборота и контроля и сотрудниками структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 24); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 25); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 26); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке Дела указываются реквизиты: полное наименование фондообразователя - "Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека", наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование "Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека" в именительном падеже, далее - официально принятое сокращенное наименование - "Роспотребнадзор", которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по утвержденной номенклатуре дел Роспотребнадзора на текущий год;

- заголовок дела - переносится из утвержденной номенклатуры дел Роспотребнадзора на текущий год;

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. При нумерации листов необходимо соблюдать следующие требования:

- лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;

- документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;

- листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

- фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

- подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

- приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если при нумерации документов допущено большое количество ошибок, дело перенумеровывается, при этом старая нумерация зачеркивается.

После завершения нумерации листов в конце дела на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись: цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел Роспотребнадзора после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Роспотребнадзора черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФ.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роспотребнадзора по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов по личному составу в Роспотребнадзоре составляется внутренняя опись личных дел.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутреннюю опись помещают в начале дела и составляют на отдельном листе по установленной форме, которая содержит: порядковые номера документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ, примечание. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.