4.12.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Роспотребнадзора

Оперативное хранение документов Роспотребнадзора до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях.

В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел Роспотребнадзора составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе Роспотребнадзора, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами Роспотребнадзора, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности Роспотребнадзора, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов и др.), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в Роспотребнадзоре, а также если копии необходимы для организации деятельности структурного подразделения.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Номенклатура дел Роспотребнадзора составляется Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы по установленной форме (Приложение N 23) в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

Номенклатура дел Роспотребнадзора на предстоящий календарный год подписывается начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, визируется сотрудником, ответственным за архив, согласовывается Центральной экспертной комиссией Роспотребнадзора и один раз в 5 лет представляется на согласование Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГАРФ).

Номенклатура дел, согласованная ЭПК ГАРФ в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается Руководителем и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

В случае изменения функций и структуры Роспотребнадзора номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, второй - используется Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в качестве рабочего экземпляра, третий - передается в архив Роспотребнадзора в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел Роспотребнадзора, утвержденной Руководителем, передается в ГАРФ.

В структурные подразделения номенклатура дел рассылается Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

Номенклатура дел Роспотребнадзора строится по структурной схеме - названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой Роспотребнадзора.

Номенклатура дел структурного подразделения (Приложение N 22) составляется в каждом структурном подразделении работником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, при участии ведущих специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из установленного в Роспотребнадзоре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например:

10-1-01, где "01" - индекс Управления санитарного надзора, "1" - индекс отдела в Управлении санитарного надзора, "01" - индекс заголовка по номенклатуре дел в пределах отдела.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года возникают документы, не предусмотренные номенклатурой дел Роспотребнадзора, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал и др.) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы и др.);

б) наименование автора документа (организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должности лица или и др.);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

"Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета";

"Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним".

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

"Протоколы заседаний дирекции".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и/или по какому вопросу она ведется:

"Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

"Переписка с федеральными органами исполнительной власти".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка о заключении государственных контрактов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

"Переписка с ООО "Теле2" о предоставлении услуг связи".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

"Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы".

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

"Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

"Отчеты структурных подразделений за 2017 год";

"Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" заполняется в течение года по мере формирования томов (частей) дела. По достижении делом, включающим документы длительных сроков хранения (свыше 10 лет и постоянно), объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том, при этом в графе 3 номенклатуры дел указывается номер тома и крайние даты документов дела:

Т. 1. 11.01.2017-30.06.2017

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

"Электронные документы. СЭД Роспотребнадзора".

По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется записью о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.