4.4. Регистрация документов

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (отдельно приказы о перемещении, о командировках, об отпусках, о поощрениях), постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, распоряжения, поручения, договора и соглашения.

Отдел документооборота и контроля осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Документы, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю.

В Роспотребнадзоре все документы регистрируются в СЭД, дополнительно в журналы регистрации заносятся организационно-распорядительные документы:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу;

- постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации;

- решения об отмене постановлений по делу об административном правонарушении;

- решения об установлении санитарно-защитных зон;

- поручения;

- договора и контракты;

- соглашения.