4.12.6. Передача документов на архивное хранение

Документы Роспотребнадзора на бумажных носителях и базы данных, используемых в Роспотребнадзоре информационных систем, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГАРФ. До передачи на постоянное хранение документы хранятся в архиве Роспотребнадзора 15 лет.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Роспотребнадзора, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В архив Роспотребнадзора передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается структурное подразделение, крайние даты дел, номера описи, дела, связки, срок хранения.

Вместе с делами в архив Роспотребнадзора передаются регистрационные формы на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой регистрационной формы или базы данных включается в опись.

Передача дел в архив Роспотребнадзора осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Роспотребнадзора сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником архива Роспотребнадзора в присутствии работника структурного подразделения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, номера отсутствующих дел, а также подписи сотрудника архива Роспотребнадзора и лица, передавшего дела.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Роспотребнадзора лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Роспотребнадзора независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.