4.10.2. Порядок контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных с помощью программных средств СЭД.

Информация о постановке документа на контроль заносится в РК входящего документа в СЭД.

Из информационного массива базы данных регистрации входящих документов формируются отчеты (сводки) о ходе исполнения контрольных документов.

Отдел документооборота и контроля осуществляет:

- ежедневную оперативную проверку хода исполнения документов и напоминание исполнителю о приближении срока исполнения;

- ведение предупредительного контроля, еженедельное письменное напоминание руководителям структурных подразделений о приближении сроков исполнения документов;

- еженедельное представление информации об исполнении документов структурными подразделениями на оперативных совещаниях у Руководителя;

- снятие документов с контроля;

- методическое сопровождение исполнителей документов по вопросам порядка исполнения документов;

- проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и представление информации Руководителю, начальнику Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Информация о состоянии исполнительской дисциплины ежедневно докладывается Руководителю.

В целях своевременного исполнения документов, поставленных на контроль, работник, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы анализирует состояние и результаты исполнения документов и состояние исполнительской дисциплины:

- в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 и 5 дней до окончания срока исполнения документа);

- раз в месяц и по окончании года направляет Руководителю отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении в Роспотребнадзоре в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, - по отдельным исполнителям.

Если срок исполнения документа превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов.

Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

- документов последующих лет - не реже одного раза в год;

- документов последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- документов текущего месяца - за 5 дней до истечения срока исполнения.

При осуществлении своих контрольных функций специалисты Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы вправе запрашивать сведения об исполнении поручений у исполнителей и руководителей структурных подразделений.

Ответственные за контроль в структурных подразделениях обязаны:

- ежедневно проверять информацию РК текущего и двух последующих дней о приближении срока исполнения и напоминать об этом исполнителю,

- запрашивать у исполнителей информацию о состоянии исполнения документов, перечисленных в сводках,

- в случае, когда документ может быть не выполнен, информировать об этом руководителей структурных подразделений,

- заносить информацию о направленных исполнителям напоминаниях о приближении сроков исполнения,

- информировать Отдел документооборота и контроля.

Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения сроков исполнения. Если документ не исполнен в установленный срок, руководитель структурного подразделения - головного исполнителя - в течение 2-х дней после истечения срока, установленного для исполнения, представляет Руководителю завизированное заместителем Руководителя объяснение о ходе исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок и принятых мерах дисциплинарной ответственности в отношении лиц, виновных в несвоевременном и некачественном исполнении документов.