4.9. Порядок прохождения и исполнения документов в Роспотребнадзоре

После регистрации документа в СЭД Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы готовится проект резолюции Руководителя по исполнению документа, включающий в себя следующие сведении: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дата поручения.

Проект указания по исполнению документов для заместителей Руководителя готовят их секретари в СЭД или заместители Руководителя делают это самостоятельно.

Руководители структурных подразделений самостоятельно по результатам рассмотрения документа оформляют указание по его исполнению в рамках СЭД. В состав указания входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях - срок исполнения, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Руководителя или его заместителей в течение 3-х дней от даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

После регистрации и рассмотрения руководством Роспотребнадзора документы в тот же день передаются в структурные подразделения для исполнения. Срочные документы передаются незамедлительно.

Рассмотрение документов должностными лицами Роспотребнадзора осуществляются в день поступления документа на рассмотрение, либо на следующий рабочий день.

Контрольные и срочные документы передаются с отметкой в журнале с проставлением даты и подписи сотрудника, принявшего документы.

После рассмотрения входящих документов руководителями структурных подразделений сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, заносят в РК информацию о дальнейшем прохождении документов в структурном подразделении.

Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании и в сроки, указанные в самих документах, и в указаниях по исполнению документов Руководителя, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей, контроля за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Поступившие документы и поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в день поступления или на следующий рабочий день.

Ответственность за исполнение документов несут исполнители и их руководители.

Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства Роспотребнадзора и руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю структурного подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в структурное подразделение, не имеет отношения к компетенции структурного подразделения, руководитель структурного подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его автору резолюции для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое структурное подразделение (другому исполнителю).

Исполнение документа предусматривает:

- сбор и анализ необходимой информации;

- подготовку проекта документа и его оформление;

- согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

- подготовку документа к отправке и передача копии документа в дело.

При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку проекта документа несет исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справки и др.). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в РК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.

При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, - по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными настоящей инструкцией, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями в СЭД, за исключением документов с грифом "ДСП".

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Роспотребнадзора установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, утверждаемый руководителем структурного подразделения.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям, при их наличии.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), автор замечания, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, - причину отклонения).

После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз (виза исполнителя и виза руководителя структурного подразделения), приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

При решении вопроса по телефону или лично в РК в СЭД исполнитель делает отметку об исполнении. Например:

Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Необходимым требованием исполнения документа является его оформление в соответствии с правилами, установленными нормативными документами по документационному обеспечению управления, в том числе настоящей Инструкцией.

Проекты документов представляют на подписание (утверждение) руководству Роспотребнадзора оформленными в соответствии с установленными правилами, завизированными исполнителем, его руководителем. Проект документа докладывают вместе с материалами по этому вопросу и с документом-основанием.

Проекты ответов на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации представляются на подпись Руководителю за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа.

Результаты исполнения документа заносят в регистрационные формы документов: номер, дату документа, которым исполнен документ, дату проведения совещания и т.д.