4.2. Прием и первичная обработка входящих документов

В Роспотребнадзор корреспонденция доставляется в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

Прием документов осуществляется Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Документы, полученные сотрудниками Роспотребнадзора от других организаций и адресованные Руководителю, заместителям Руководителя, Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека без указания конкретного должностного лица, также передаются в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для регистрации и/или учета.

Все поступившие в Роспотребнадзор документы подлежат первичной обработке, включающей:

- проверку правильности доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу);

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

- проставление отметки о поступлении документа в Роспотребнадзор.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

При повреждении входящего документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе (приложение N 27), подписываемый заместителем начальника Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, курирующим Отдел документооборота и контроля, и начальником Отдела документооборота и контроля.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

- если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

- если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

- при большом расхождении между датами подписания и получения документов;

- если документ поступил из судебных органов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.

Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), не вскрываются и передаются непосредственно адресату.

Входящие электронные документы, поступившие в Роспотребнадзор по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности.

Документы, поступившие в форме электронных документов, могут быть распечатаны, и дальнейшая работа с ними ведется как с документами на бумажном носителе.

Первичная обработка электронных копий документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО и др.) от других организаций, соответствует технологии работы с входящими документами.

В случае поступления по системе МЭДО электронного документа с отсутствующим или неполным приложением, такому документу отказывается в регистрации с указанием причин отказа. Также причинами отказа в регистрации могут служить:

- неправильное указание адресата;

- отсутствие или неверная электронная подпись;

- нечитаемый текст документа;

- некачественно отсканированный документ.

Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 18 к настоящей инструкции.

Корреспонденция, адресованная руководителям структурных подразделений, распределяется в экспедиции и в Отделе документооборота и контроля по соответствующим ячейкам для дальнейшей регистрации в структурных подразделениях Роспотребнадзора.

Документы, представляемые для регистрации и лицензирования вне зависимости от того, на чье имя они направлены, передаются на регистрацию в структурное подразделение Роспотребнадзора, к ведению которого отнесены вопросы государственной регистрации и лицензирования, и направляются для предварительного рассмотрения руководителю указанного структурного подразделения.