4.7.6. Работа с проектами документов в СЭД

Проект электронного документа оформляется с использованием электронной формы соответствующего бланка документа (шаблон), который прикрепляется к РК документа с заполнением в нем необходимых полей. Шаблоны электронных бланков документов размещены в СЭД в разделе "Бланки документов".

Для проектов документов к РК создается "лист согласования", за исключением документов, указанных в пункте 3 настоящего Порядка.

В "лист согласования" вносятся сведения о лицах, участвующих в согласовании, срок согласования, режим согласования (параллельный, последовательный, смешанный).

При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК документа, либо в поле "Комментарии" в листе согласования.

В случае необходимости собственноручной подписи проекта документа исполнитель в проекте листа согласования ставит отметку в соответствующем поле.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в СЭД режимом согласования:

- при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо может быть завершен досрочно исполнителем;

- при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди, после того, как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования;

- при смешанном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один или группа участников.

Не допускается подписанта документа ставить его в параллельное согласование.

Согласующий может принять одно из следующих решений по документу: "Согласовать", "Вернуть инициатору", "Вернуть предыдущему участнику", "Перенаправить".

При принятии решения "Вернуть инициатору" согласующий должен указать причину возврата, отражающийся в листе согласования в СЭД.

До вынесения решения об окончании согласования согласующий вправе перенаправить проект документа на дополнительное согласование.

Если при параллельном согласовании по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласовано", по окончании согласования документ возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа и отправляет на согласование по аналогичному "листу согласования".

В случае, если документ был возвращен инициатору из-за незначительных причин, не меняющих смысл документа, или отдельных предложений, допускается создание нового "листа согласования" начиная с лица, вернувшего документ. При этом в комментарии к "листу согласования" необходимо указать номер версии, в которой уже прошло согласование другими лицами.

Принять решение о возврате (несогласовании) документа может только лицо, указанное в первоначальном списке листа согласования. Не допускается осуществлять несогласование лицам, которым документ поступил в результате функции "Перенаправление" (за исключением проекта документа, поступающего на проведение правовой экспертизы в подразделение Роспотребнадзора или должностному лицу, осуществляющему правовое обеспечение).

В случае несогласия или при наличии замечаний к проекту документа сотрудник, которому перенаправили документ, согласовывает документ, но в комментариях к согласованию излагает свои рекомендации.

В случае, если подписантом документа является Руководитель или его заместители и документ адресован в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, высшие исполнительные органы субъектов Российской Федерации, в территориальные органы и организации Роспотребнадзора (информационные письма по сети) документ в обязательном порядке должен быть направлен на согласование в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

В листе согласования согласовывающий сотрудник Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы должен располагаться перед подписывающим лицом строго в последовательном порядке согласования.

Согласование проектов приказов Роспотребнадзора осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 3.8.2 настоящей Инструкции.

При выборе подписантом решения "Вернуть" в СЭД вносится комментарий к принятому решению.

После подписания документа в электронном виде он направляется на регистрацию в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Если документ должен быть подписан собственноручно, то после подписания всеми участниками согласования листа согласования в СЭД с помощью электронной подписи исполнитель распечатывает документ на бланке и передает подписывающему лицу бумажный экземпляр документа для получения собственноручной подписи. Подписанный документ передается в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для регистрации и отправки адресату.

После подписания документа электронной подписью исполнитель обязан сообщить в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы номер электронного листа согласования для дальнейшей регистрации и отправки документа.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного ЭП, с соблюдением следующих условий:

- место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Ответственность за составление и оформление документа возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.