4.1. Принципы организации документооборота

Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем и др.).

Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени и обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

В Роспотребнадзоре используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы Роспотребнадзора, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается Руководителем.

Организация документооборота основывается на следующих принципах:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

- организация предварительного рассмотрения входящих документов;

- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- однократность регистрации документов;

- устранение необоснованных согласований проектов документов;

- временная регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте Роспотребнадзора выделяются документопотоки:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

- документы органов государственной власти (Администрация Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, органов местного самоуправления);

- запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

- документы федеральных органов исполнительной власти и негосударственных организаций;

- документы территориальных органов и подведомственных организаций;

- обращения граждан;

- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

Доставка и отправка документов в Роспотребнадзоре осуществляются средствами: курьерской, почтовой и фельдъегерской связи, нарочно и различными видами электросвязи (телеграфная, телефонная, факсимильная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), СЭД), ФГУП "Главный центр специальной связи".

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роспотребнадзоре, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754, Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, положениями о структурных подразделениях Роспотребнадзора, должностными регламентами сотрудников Роспотребнадзора и настоящей инструкцией.

В рабочее время поступающие служебные документы принимаются сотрудниками Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, в вечернее время, в выходные и праздничные дни документы, поступающие по каналам федеральной фельдъегерской связи, принимаются ответственным дежурным Роспотребнадзора, который на следующий рабочий день передает их в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Документы и обращения, поступающие от физических и юридических лиц, принимаются ежедневно в рабочее время с понедельника по четверг с 10.00 до 17.00, в пятницу - с 10.00 до 15.00.

Документы, полученные специалистами Роспотребнадзора от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в Отдел документооборота и контроля исполнения документов.