37.1. Порядок приема документов от организаций

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив осуществляется по истечении сроков их временного хранения в организациях - источниках комплектования архива.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливаются:

- в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, выступающих источниками комплектования архивов, - Федеральным законом N 125-ФЗ <160>;

--------------------------------

<160> Статья 22 Федерального закона N 125-ФЗ.

- в негосударственных организациях - источниках комплектования архива - договором между архивом и собственников или владельцем документов (пункт 37.3 Правил).

37.2. Архив осуществляет прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций - источников комплектования в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архив, при наличии свободных площадей, вправе осуществлять:

- досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования (по акту приема-передачи архивных документов на хранение);

- временное хранение архивных документов на основании договора.

37.3. Архив вправе на основании договора с негосударственными, общественными организациями, гражданами осуществлять разовый прием их документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации. При этом данные организации и граждане в списки источников комплектования не включаются. Критерии определения таких организаций и граждан, экспертиза ценности их документов и порядок приема на хранение в архив соответствуют критериям, указанным в комментариях к пункту 35.3 Правил.

37.4. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих их депозитарное хранение, производится по истечении сроков хранения, установленных договорами, заключенными указанными органами и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

37.5. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации - источнике комплектования допускается продлевать по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.

37.6. Прием архивных документов в архив осуществляется в упорядоченном состоянии по описям дел, документов.

Прием документов производится поединично, а особо ценных документов - полистно.

Вместе с документами в обязательном порядке принимаются:

- три (или два) экземпляра описи дел, документов на бумажном носителе. Необходимая комплектность (экземплярность) описей устанавливается по решению руководителя архива;

- электронная копия описи в формате, согласованном с архивом;

- страховые копии особо ценных документов (при наличии);

- историческая справка об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования), которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации - источника комплектования.

При приеме архивных документов осуществляется проверка:

- физическо-химического, технического и биологического состояния документов (в соответствии с Главой XII Правил);

- комплектности описей дел, документов;

- технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).

При приеме архивных документов в архив на всех экземплярах описи дел, документов делаются соответствующие отметки.

Если обнаружено отсутствие единиц хранения, указанных в описи, то организация - источник комплектования обязана принять меры по их розыску. Если отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования в архив принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением, помещением в первичные средства хранения и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы. При заключении архивами договоров с негосударственными организациями в них рекомендуется включать соответствующие положения.