Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив осуществляется по истечении сроков их временного хранения в организациях - источниках комплектования архива.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливаются:
- в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, выступающих источниками комплектования архивов, - Федеральным законом N 125-ФЗ <160>;
--------------------------------
<160> Статья 22 Федерального закона N 125-ФЗ.
- в негосударственных организациях - источниках комплектования архива - договором между архивом и собственников или владельцем документов (пункт 37.3 Правил).
37.2. Архив осуществляет прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций - источников комплектования в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования.
Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.
Архив, при наличии свободных площадей, вправе осуществлять:
- досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования (по акту приема-передачи архивных документов на хранение);
- временное хранение архивных документов на основании договора.
37.3. Архив вправе на основании договора с негосударственными, общественными организациями, гражданами осуществлять разовый прием их документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации. При этом данные организации и граждане в списки источников комплектования не включаются. Критерии определения таких организаций и граждан, экспертиза ценности их документов и порядок приема на хранение в архив соответствуют критериям, указанным в комментариях к пункту 35.3 Правил.
37.4. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих их депозитарное хранение, производится по истечении сроков хранения, установленных договорами, заключенными указанными органами и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
37.5. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации - источнике комплектования допускается продлевать по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.
37.6. Прием архивных документов в архив осуществляется в упорядоченном состоянии по описям дел, документов.
Прием документов производится поединично, а особо ценных документов - полистно.
Вместе с документами в обязательном порядке принимаются:
- три (или два) экземпляра описи дел, документов на бумажном носителе. Необходимая комплектность (экземплярность) описей устанавливается по решению руководителя архива;
- электронная копия описи в формате, согласованном с архивом;
- страховые копии особо ценных документов (при наличии);
- историческая справка об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования), которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации - источника комплектования.
При приеме архивных документов осуществляется проверка:
- физическо-химического, технического и биологического состояния документов (в соответствии с Главой XII Правил);
- комплектности описей дел, документов;
- технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).
При приеме архивных документов в архив на всех экземплярах описи дел, документов делаются соответствующие отметки.
Если обнаружено отсутствие единиц хранения, указанных в описи, то организация - источник комплектования обязана принять меры по их розыску. Если отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии.
При первом приеме архивных документов от источника комплектования в архив принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением, помещением в первичные средства хранения и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы. При заключении архивами договоров с негосударственными организациями в них рекомендуется включать соответствующие положения.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2025 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей