1. Письма оформляются на бланках установленной формы формата A4 с использованием шрифта "Times New Roman" или его метрического аналога размером 14 с применением современных текстовых редакторов.
Письмо имеет приведенные ниже реквизиты.
Дата регистрации - проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.
Адресат - печатается в пределах границ, отмеченных на бланке.
Наименование организации (структурного подразделения организации) - печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Заголовок к тексту - отвечает на вопрос "О чем?", формулирует в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (начальная буква - прописная), одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине самого длинного реквизита бланка.
Текст письма - отделяется от заголовка двумя - тремя межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой границы текстового поля.
от первого лица множественного числа: просим представить, направляем в Ваш адрес;
от третьего лица единственного числа: Главным управлением МЧС России рассмотрено, Главное управление МЧС России сообщает.
Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый ...................!
Господин ....................!
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, требований, просьб, решений и т.д. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая в случае подписания письма на бумажном носителе собственноручной подписью, как правило, дописывается самим подписантом. Например: С уважением ..., Искренне Ваш ...
Заключительная формула вежливости размещается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста или отметки о наличии приложений, отделяется от названия должности запятой. Например:
Главного управления воинское (специальное) звание |
Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста.
Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
Направляем (представляем, высылаем) Вам ...
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования ... просим Вас решить вопрос о ...
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Рекомендуемый объем делового письма - не более двух страниц. При необходимости письмо можно снабдить приложением (приложениями).
Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
2. На отправляемых (исходящих) документах на бумажном носителе визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне визовой копии документа, помещаемой в дело. В листе согласования указывается должность, инициалы, фамилия визирующего, подпись и дата визирования (приложение N 10 к Инструкции).
Допускается проставлять визы на обороте последнего листа подлинника письма, если оно отправляется в виде электронной копии (МЭДО, СЭД, электронная почта, факс). В этом случае подлинник подшивается в дело.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей