3.3. Регистрация входящих документов

148. Документы, поступившие в территориальный орган, организацию МЧС России из сторонних организаций на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, поступившие по МЭДО, регистрируются подразделением делопроизводства в СЭД.

149. Письма, поступившее по СЭД от территориальных органов, организаций МЧС России, учитывается в СЭД автоматически путем проставления входящего номера и даты.

150. Регистрация поступивших в адрес территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России - пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

151. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

152. Входящие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

153. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, кроме документов, указанных в Перечне нерегистрируемых документов в МЧС России (приложение N 17 к Инструкции).

154. Отметка о регистрации содержит номер и дату поступления документа и проставляется в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа, после чего осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, в целях создания его электронной копии. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенной индексации и порядкового номера, который автоматически формируется СЭД нарастающим итогом в пределах года.

155. Регистрация входящих документов в СЭД включает:

1) создание и заполнение реквизитов ЭРК (приложение N 18 к Инструкции) с проставлением связей с документами;

2) создание электронной копии документа путем сканирования документа, поступившего на бумажном носителе (черно-белое сканирование);

3) прикрепление электронной копии документа к ЭРК.

156. По каналам МЭДО, СМЭВ, СЭД документы поступают в составе ЭРК.

157. Список документов, не подлежащих сканированию и отправке по каналам электронной связи, указан в приложении N 19 к Инструкции.

158. Входящие документы с отметкой "лично" ("private") в адрес руководителя территориального органа, организации МЧС России регистрируются путем проставления входящего номера на конверте, не вскрывая конверт, и регистрации в СЭД. После чего конверт передается адресату под роспись.

159. Поступающие документы на бумажном носителе и в виде электронных копий вместе с ЭРК направляются подразделением делопроизводства в структурное подразделение, которому адресован документ или которое является в соответствии с резолюцией исполнителем по СЭД. Подразделениям-соисполнителям направляются электронные копии поступивших документов.