Приложение N 12

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной пробирной палате,

утвержденной приказом

Федеральной пробирной палаты

от 26 марта 2021 г. N 55

ПОРЯДОК

СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОБИРНОЙ ПАЛАТЫ

Номенклатура дел ФПП составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения ФПП (кода), номера отдела в структурном подразделении ФПП и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

03-04-01, где 03 - обозначение структурного подразделения, 04 - порядковый номер отдела в структурном подразделении, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений ФПП; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название ФПП или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с межрегиональными управлениями Федеральной пробирной палаты по вопросам обеспечения надзора........".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка с металлургическим комбинатом "............" по вопросам.........".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

"Годовые отчеты о деятельности Управления........".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе "Примечания" указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

Заголовки дел, содержащие наименования баз данных информационных систем, уточняются в соответствии с составом документированной информации (данных), содержащейся в базах данных.

Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела в соответствии с номерами статей по Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом ФПП от 6 октября 2022 г. N 152.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, вид документа (на бумажном носителе или в электронной форме), проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2020 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.

Если в течение года в ФПП возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года формируется итоговая номенклатура дел ФПП, в которую включаются сведения о количестве заведенных дел (томов, частей).