3.4. Передача дел на архивное хранение

3.4.1. В архив ФПП передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

3.4.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив ФПП не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

3.4.3. Передача дел в архив ФПП осуществляется по графику, составленному ОДПА, согласованному с заместителями руководителя ФПП и начальниками структурных подразделений ФПП и утвержденному заместителем руководителя ФПП, курирующим вопросы делопроизводства и архива. Информация о передаче дела в архив ФПП заносится в ЕСЭД.

3.4.4. В период подготовки дел структурным подразделением ФПП к передаче в архив ФПП работники ОДПА предварительно проверяют правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ФПП. Все выявленные при проверке недостатки в формировании дел структурных подразделений ФПП работники структурных подразделений ФПП обязаны устранить.

3.4.5. Прием каждого дела производится работниками ОДПА в присутствии работника структурного подразделения ФПП. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника ОДПА и лица, передавшего дела.

3.4.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ФПП, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения ФПП, в период проведения ликвидационных мероприятий или мероприятий по реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ФПП, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется только по описям дел.