3.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

3.5.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. Образец указанного акта приведен в приложении N 19 к Инструкции.

Дела включаются в акт о выделении документов к уничтожению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2020 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт о выделении документов к уничтожению, составленный не ранее 1 января 2026 г.).

3.5.2. Акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, составляется на дела всего ФПП (при этом дела каждого структурного подразделения ФПП составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

3.5.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФПП одновременно).

Согласованный ЦЭК ФПП акт о выделении документов к уничтожению утверждается заместителем руководителя ФПП, курирующим вопросы делопроизводства и архива, только после утверждения ЭПК ГАРФ описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу.

3.5.4. После утверждения акта о выделении документов к уничтожению документы передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел ФПП проставляется отметка: "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, Ф.И.О. (при наличии), подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в номенклатурном деле фонда.

3.5.5. Информация об уничтожении документов с указанием реквизитов акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, заносится в ЕСЭД.