2. Подготовка к передаче в архив электронных документов

Подготовка электронных документов к передаче в архив ФПП осуществляется структурным подразделением ФПП - пользователем электронных документов совместно с работниками ОДПА и работниками структурного подразделения ФПП, обеспечивающего функционирование информационной системы.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив ФПП, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в информационную систему в ином формате;

- формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений ФПП в соответствии с приложением N 21 к Инструкции;

- формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

- формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив ФПП не по информационно-коммуникационным каналам;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения ФПП (опись дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

Хранение электронных архивных документов осуществляется в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях.

Для представления информации на каждом уровне используется архивная учетная форма (далее - АУФ), наименования полей которой для каждого уровня описания должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам.

СЭД и СХЭД до этапа передачи на хранение документов в Государственный архив Российской Федерации могут формировать из электронных документов и электронных копий документов электронные дела.

Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:

- файл основной части электронного документа (в формате PDF/A-1);

- файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;

- файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);

- файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения <1> о документе (метаданные).

--------------------------------

<1> Пункт 3.13 Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69.

В файл описания каждого электронного архивного документа должна быть включена следующая информация:

- дата и регистрационный номер;

- вид;

- заголовок к тексту или аннотация;

- сведения о режиме доступа;

- сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;

- результат проверки электронной подписи (электронных подписей);

- общий объем файлов (в байтах);

- наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела по номенклатуре дел;

- срок хранения;

- дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);

- номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.

Электронные архивные документы, передаваемые на архивное хранение на физически обособленных носителях, подлежат включению в СХЭД. Дальнейшее хранение электронных архивных документов на физически обособленных носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.

Электронные архивные документы на физически обособленных носителях передаются в одном экземпляре (при отсутствии СХЭД - в двух) в упаковке, рекомендованной производителями носителей. Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя снабжается ярлыком (вкладышем), на котором указывается:

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полное, сокращенное (при наличии);

- номер фонда;

- номер или совокупность номеров описей электронных документов;

- номер или совокупность номеров дел по описи (описям) электронных документов;

- крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;

- дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Электронные архивные документы включаются в описи электронных документов, к которым составляются реестры файлов электронных документов.

Описи электронных документов составляются в соответствии с пунктами 23, 25, 27, 28 Правил N 77.

Графы описи электронных документов включают в себя:

- номер электронного архивного документа (единицы хранения) по описи;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела по номенклатуре дел;

- вид, заголовок;

- регистрационный номер документа;

- дату документа;

- указание на категорию документов (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

- срок хранения;

- примечания.

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа (в том числе файл контейнера электронного документа (при наличии) с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата.

Реестры файлов электронных документов составляются и хранятся в электронном виде.

При приеме-передаче в СХЭД должны включаться:

- электронные архивные документы;

- регистрационно-учетные сведения (метаданные) электронных архивных документов;

- регистрационно-учетные сведения об электронных делах;

- регистрационно-учетные сведения об описях электронных документов.

Регистрационно-учетные сведения (метаданные) включаются в АУФ в соответствии с пунктом 141 Правил N 77.

При приеме электронных архивных документов из СЭД в СХЭД автоматически формируется уведомление (техническое сообщение) о приеме, которое направляется в СЭД.

Прием не осуществляется в случае, если при проверке выявлены неполнота состава регистрационно-учетных сведений (метаданных), различие информации в электронном документе и в регистрационно-учетных сведениях (метаданных), невоспроизводимость электронных документов, наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), формируется уведомление (техническое сообщение) об ошибке. Уведомление (техническое сообщение) об ошибке пересылается отправителю для внесения исправлений.

При поступлении электронных документов на физически обособленных носителях, кроме проверок, указанных в пункте 148 Правил N 77, осуществляется проверка физического и технического состояния носителей.

При обнаружении изменений физического состояния носителей электронных архивных документов или при некорректном воспроизведении электронных архивных документов (невозможности воспроизведения), обнаружении вредоносного программного кода работник ОДПА по решению руководителя ФПП или уполномоченного им лица должен проводить работу по восстановлению документа с резервного экземпляра, по миграции и (или) конвертации электронных архивных документов на новые носители и в наиболее распространенные форматы (форматы, воспроизведение файлов в которых поддерживаются СХЭД).

При осуществлении миграции и (или) конвертации электронных архивных документов должны быть обеспечены аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования информации, содержащейся в электронных архивных документах.

По результатам конвертации должен проводиться визуальный контроль соответствия конвертированных электронных архивных документов электронным архивным документам, подвергшимся конвертации (проверка аутентичности), проверяться полнота их содержания. По завершении конвертации исходные файлы электронных архивных документов должны сохраняться на протяжении не менее одного года.

Факты конвертации фиксируются в акте конвертации электронных архивных документов, приведенном в приложении N 22 к Инструкции, который приобщается к делу фонда.

Все изменения в регистрационно-учетных сведениях, произошедшие в результате конвертации и миграции, вносятся в реестры файлов электронных документов, АУФ СХЭД работником ФПП, производившим указанные действия.

Результаты проверки наличия и состояния электронных архивных документов на физически обособленных носителях и недостатки, выявленные при проверке наличия и состояния электронных архивных документов, фиксируются в соответствующих актах в порядке, установленном пунктом 103 Правил N 77.

Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению в соответствии с пунктами 23, 26 - 28 Правил N 77, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами. Уничтожение электронных документов фиксируется в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД должны оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.