2.14. Создание, согласование и регистрация внутренних документов

2.14.1. Внутренние документы ФПП могут создаваться как на бумажных носителях, так и форме электронных документов.

2.14.2. На бумажном носителе создаются внутренние документы, содержащие сведения конфиденциального характера, сведения, составляющие государственную или иную охраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации тайну, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления такого документа исключительно на бумажном носителе.

2.14.3. Внутренние документы создаются, согласовываются, подписываются и регистрируются уполномоченными работниками ФПП, направляются адресатам, принимаются и рассматриваются адресатами в ЕСЭД.

2.14.4. Создание, согласование и подписание уполномоченными работниками ФПП внутренних электронных документов допускается с использованием простой электронной подписи.

2.14.5. Регистрационный номер и дата внутреннего электронного документа проставляются на документе в ЕСЭД, а в документе на бумажном носителе - на подлиннике с указанием регистрационного номера в соответствии с номером в электронной регистрационной карточке документа в ЕСЭД. Исключение составляют акты, договоры, соглашения, государственные контракты, к которым не создаются электронные регистрационные карточки.

2.14.6. Внутренний электронный документ, направленный по ЕСЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел ФПП.

2.14.7. Подлинник зарегистрированного внутреннего документа на бумажном носителе передается в дело согласно номенклатуре дел ФПП, за исключением подлинников доверенностей, которые выдаются должностным лицам, на которых они оформлены.

2.14.8. Регистрация доверенностей и приказов по основной деятельности осуществляется работниками приемной руководителя ФПП.

2.14.9. Регистрация договоров (соглашений и государственных контрактов) ФПП осуществляется:

- договоров (соглашений), связанных с основной деятельностью ФПП, в том числе договоров (соглашений) о межведомственном взаимодействии - работниками приемных заместителей руководителя ФПП;

- договоров и государственных контрактов, заключенных в рамках хозяйственной деятельности и материального обеспечения ФПП, - в отделе организации закупочной деятельности Управления планирования и исполнения бюджета.

2.14.10. Визовые экземпляры и копии подписанных доверенностей хранятся в приемной руководителя ФПП в соответствующем номенклатурном деле.

2.14.11. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в приемной руководителя ФПП в соответствующем номенклатурном деле. Визовый экземпляр приказа по основной деятельности либо распечатанный из ЕСЭД лист согласования приказа хранятся в деле вместе с приказом. Лист согласования, распечатанный из ЕСЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании ЕСЭД.

2.14.12. Работники приемной руководителя ФПП осуществляют создание электронных регистрационных карточек распорядительных документов в ЕСЭД и прикрепление к ним электронных копий приказов, а также их направление в ЕСЭД в соответствии с указателем рассылки.

2.14.13. Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам распорядительных документов электронные копии приказов:

- с пометкой "Для служебного пользования";

- содержащие персональные данные.

2.14.14. Протоколам заседаний коллегии ФПП присваиваются регистрационные номера, соответствующие порядковым номерам протоколов в пределах календарного года.

2.14.15. Подлинники протоколов заседаний коллегии ФПП и протоколов совещаний у руководителя ФПП регистрируются и хранятся в приемной руководителя ФПП. Подлинники протоколов совещаний у заместителей руководителя ФПП регистрируются и хранятся в приемных заместителей руководителя ФПП.

2.14.16. Регистрационные номера протоколов совещаний у руководства ФПП состоят из порядкового номера протокола в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего инициалы подписавшего протокол должностного лица, например:

4 - ЮЗ, где:

4 - порядковый номер протокола совещания;

ЮЗ - инициалы должностного лица, подписавшего протокол совещания.

2.14.17. Регистрация поручений руководителя ФПП на бумажном носителе и в виде электронных документов осуществляется работниками приемной руководителя ФПП.

2.14.18. Поручения руководителя ФПП рассылаются для исполнения по списку рассылки через ЕСЭД.

2.14.19. Подлинники поручений руководителя ФПП или распечатанные на бумажных носителях электронные документы хранятся в приемной руководителя ФПП.