3.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

3.3.1. Документы ФПП являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

3.3.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в ФПП организуется архив.

3.3.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив ФПП включает работу работников ОДПА и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФПП, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.

3.3.4. Порядок оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приведен в приложении N 14 к Инструкции.

3.3.5. Экспертиза ценности документов в ФПП на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел ФПП, в процессе формирования дел;

- при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив ФПП;

- при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в Государственный архив Российской Федерации;

- при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

3.3.5(1). Экспертиза ценности документов проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных документов).

3.3.5(2). Задачами экспертизы ценности документов являются:

- определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;

- отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив ФПП;

- выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3.3.6. Для проведения экспертизы ценности документов в ФПП создается постоянно действующая ЦЭК ФПП.

3.3.7. Функции и права ЦЭК ФПП, а также организация работы ЦЭК ФПП определяются положением о ней, утверждаемым приказом ФПП после согласования с Федеральным архивным агентством.

3.3.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ФПП непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФПП, совместно с ЦЭК ФПП и под непосредственным методическим руководством ОДПА.

3.3.9. Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

Уничтожение документов до проведения в порядке, установленном главой IV Правил N 77, экспертизы ценности и утверждения руководителем ФПП описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу запрещается.

3.3.10. По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов дела ФПП подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях ФПП, при методической помощи и под контролем работников ОДПА.

3.3.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов со сроками хранения, указанных в подпункте 3.1.11 Инструкции и номенклатуры дел ФПП путем полистного просмотра дел.

3.3.12. В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов на бумажных носителях, черновики, неоформленные копии документов на бумажных носителях и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФПП.

3.3.13. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях ФПП составляются:

- номенклатуры дел структурных подразделений ФПП;

- описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений ФПП: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

- предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3.3.14. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу, электронные документы. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

3.3.15. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения является номенклатура дел ФПП.

3.3.16. В структурных подразделениях ФПП описи на дела постоянного срока хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников ОДПА. По этим описям документы сдаются в архив ФПП.

3.3.17. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями ФПП, служат основой для подготовки сводной описи дел ФПП, которую готовит ОДПА и по которой он сдает дела на хранение в Государственный архив Российской Федерации.

3.3.18. Описи дел составляются по установленной форме согласно приложению N 18 к Инструкции. Описательная статья описи дел структурного подразделения ФПП имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома) по описи;

- индекс дела (тома);

- заголовок дела (тома);

- дата дела (тома);

- количество листов в деле (томе);

- срок хранения дела.

3.3.19. При составлении описи дел, документов, описи электронных документов соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись полностью;

- каждое дело, том, электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела (для электронных документов - в соответствии с регистрационно-учетными сведениями (метаданными), сформированными в ЕСЭД);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям ФПП со ссылкой на соответствующий акт, и о наличии копий.

3.3.20. В конце описи дел, документов, описи электронных документов за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, документов, описи электронных документов, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

3.3.21. Опись дел структурного подразделения ФПП подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником ОДПА и утверждается начальником соответствующего структурного подразделения ФПП.

3.3.22. Опись дел структурного подразделения ФПП составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ОДПА, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении ФПП.